قال تقرير ديوان الرقابة المالية في ملاحظاته على مجلس المناقصات إنه «لا تقوم الجهات المشترية في أغلب الحالات بعرض وثائق المناقصة والمواصفات الفنية للمناقصات على مجلس المناقصات للمراجعة والاعتماد، كما لا يقوم المجلس بطلب هذه الوثائق من الجهات المشترية بشكل مسبق قبل طرح المناقصة لاعتمادها بموجب البند (ب) من المادة (10) من المرسوم بقانون رقم (36) لسنة 2002 بشأن تنظيم المناقصات والمشتريات الحكومية والذي ينص على «اعتماد المواصفات الفنية التي تقدمها الجهات الخاضعة لأحكام هذا القانون ومراجعة وثائق المناقصات».

وذكر التقرير أنه «لا يحصل قسم التقييم الفني بمجلس المناقصات في اغلب الحالات على وثائق الشروط والمواصفات الفنية للمناقصات بشكل مسبق، إذ لا ترفق اغلب الجهات المشترية هذه الوثائق ضمن طلباتها المتعلقة بطرح المناقصات».

وأضاف: «أكدت اللجنة الفرعية لدراسة المواصفات الفنية منذ اجتماعها الأول في 27 أكتوبر/ تشرين الأول 2003 عدم اعتزامها فحص مواصفات مناقصات الجهات المشترية نظرا لكبرا حجمها، بل ستكتفي بقبول المواصفات كما تعدها الجهات المشترية ولن تقوم بفحص المواصفات الا في حال ورود شكاوى وتظلمات في شأنها من قبل الموردين والمقاولين».

«واعتبرت عدم مراجعة المواصفات الفنية للمناقصات من قبل المجلس قبل طرحها، قد لا يوفر الضمان للمجلس بان تكون تلك المواصفات موضوعية وغير منحازة ولا يكفل توفير الشفافية والعدالة بشكل كامل في عمليات تقييم العطاءات، فضلا عن أن ذلك يعتبر تقصيرا في الاضطلاع بإحدى المهام التي حددها قانون تنظيم المناقصات والمشتريات الحكومية للمجلس».

ورد مجلس المناقصات على الملاحظة قائلا: «بخصوص رقم (1) مراجعة المواصفات فإن الإجراء المتبع هو قيام الجهاز الفني والإداري بمراجعة جميع وثائق المناقصات التي تعرض عليه من قبل الجهات المشترية ومن ثم تعرض على المجلس لاعتمادها». بخصوص رقم (2): إن هذه اللجنة مشكلة من قبل مجلس المناقصات وتقوم بالمهام الموكلة لها والمحالة إليها من قبل المجلس إن دعت الحاجة إلى ذلك».

وأفاد «مجلس المناقصات يقوم بمراجعة وثائق المناقصات التي تعرض عليه واعتمادها للتأكد من توافقها مع أحكام القانون واللوائح الإجرائية، اما فيما يتعلق بالأمور الفنية البحتة فإن قانون المناقصات ولائحته التنفيذية قد اسند هذه المهمة إلى الجهات المشترية حسب المادة (37) من اللائحة التنفيذية لقانون المناقصات، إذ إن الجهة المشترية هي الجهة الادرى والتي لديها إمكانيات فنية تمكنها من ذلك وليس لدى المجلس الإمكانيات الفنية المتخصصة في جميع هذه التخصصات المتعددة الجوانب للقيام بهذه المهمة الفنية البحتة».

وفي ملاحظته قال التقرير «إن مجلس المناقصات لا يخطر الموردين والمقاولين المشاركين في المناقصات بمضمون طلبات إعادة النظر التي ترد إليه فور ورودها، وهو ما يخالف مقتضيات المادة (97) من المرسوم رقم (37) لسنة 2002 بشأن إصدار اللائحة التنفيذية لقانون تنظيم المناقصات والمشتريات الحكومية والتي تتطلب وجوب إخطارهم بمضمون طلب إعادة النظر فور وروده. فقد تبين من خلال مراجعة التظلمات التي وردت إلى المجلس خلال الفترة الممتدة من يناير/ كانون الثاني 2006 وحتى أكتوبر 2008 عدم قيام المجلس بهذا الإجراء الذي يهدف إلى إرساء الشفافية في التعامل مع الموردين والمقاولين وإخطار كل من يمكن أن يتأثر بطريقة مباشرة أو غير مباشرة بطلبات إعادة النظر التي ترد إلى المجلس من بعض الموردين والمقاولين».

وأفاد مجلس المناقصات في رده «المجلس توصل إلى انه من غير المناسب أن يتم إخطار جميع الموردين والمقاولين المشاركين في المناقصات بمضمون طلبات إعادة النظر، حيث يؤدي ذلك إلى نتائج سلبية بالغة الاثر ومنها تعطيل قرارات الإرساء وتنفيذ المشاريع مما يضر باستمرارية سير وانتظام المرافق العامة الأمر الذي من شأنه ان يضر بالمصلحة العامة وعليه فإن المجلس سينظر في تعديل المادة (97) من اللائحة التنفيذية».

وبخصوص الملاحظة المتعلقة بمتابعة المناقصات التي تم تفويض صلاحية البت فيها لجهات أخرى، أشار التقرير إلى أن «منح مجلس المناقصات كلا من شركة نفط البحرين (بابكو) في العام 2003 وهيئة تنظيم الاتصالات في العام 2006 وشركة طيران الخليج في العام 2007، تفويضات استثنائية للبت في المناقصات التي تقل قيمتها عن مائة ألف دينار دون الرجوع إلى المجلس، على ان تقوم هذه الجهات بإشعار المجلس بما تم انجازه في شأن هذه المشتريات مباشرة بعد كل قرار ترسية أو مرة في الشهر على الأقل»، ولاحظ التقرير في هذا «لم تلتزم كل من هيئة تنظيم الاتصالات وشركة طيران الخليج بإشعار مجلس المناقصات بخصوص مشترياتها التي تقل قيمتها عن مائة ألف دينار، إذ لم تقم الهيئة بإرسال تقارير في هذا الشأن، علما بان شركة طيران الخليج قامت بإرسال تقرير واحد فقط لشهري ابريل/ نيسان ومايو/ أيار 2008، ومع ذلك لم يتخذ مجلس المناقصات أية إجراءات تجاه تلك الجهات».

وبين «بالرغم من قيام شركة بابكو بتزويد مجلس المناقصات بتقارير شهرية حول المناقصات التي تقل قيمتها عن 100 ألف دينار، إلا أنها لم تخضع لمراجعة ومتابعة المجلس، حيث لوحظ أن التقارير المستلمة من شركة (بابكو) تضمنت مشتريات تمت تجزئتها بغرض خفض قيمتها تحت سقف 100 ألف دينار بقصد تفادي طرحها في مناقصات عامة تخضع للإشراف المباشر من مجلس المناقصات. إذ تبين من خلال مراجعة التقارير التي وردت إلى مجلس المناقصات من هذه الشركة خلال الفترة الممتدة بين يناير 2006 وسبتمبر/ أيلول 2008، وجود مشتريات متجانسة تم شراؤها من نفس المورد خلال فترات زمنية متقاربة يجاوز مجموع قيمتها سقف التفويض الذي منحه المجلس للشركة، ولم يقم مجلس المناقصات بلفت نظر الشركة لهذه المخالفات وحثها على التوقف عن ارتكابها».

وفي ملاحظته على «تحديد مهام وصلاحيات أقسام المجلس ولجانه الفرعية»، قال التقرير «لوحظ فيما يتعلق بتحديد وتوزيع المهام والصلاحيات داخل المجلس، وجود ازدواجية وتداخل في المهام بين أقسام الجهاز الفني والإداري للمجلس من ناحية واللجان الفرعية التابعة له من ناحية أخرى» كما يتبين من التالي: ومن خلال ذلك يتضح «وجود ازدواجية في المهام بين كل من قسم التأهيل والتقييم المالي واللجنة الفرعية للتأهيل المسبق للموردين والمقاولين، إذ تتمثل مهام قسم التأهيل والتقييم المالي حسب قائمة الوصف الوظيفي في الاشراف على عمليات التأهيل المسبق ومراقبة العمليات المتعلقة بها والتحقق من الالتزام بقانون تنظيم المناقصات والمشتريات الحكومية ومراجعة وثائق التأهيل المعدة من قبل الجهات، وهي نفس المهام التي أوكلتها المادة (2) من اللائحة الداخلية للجنة الفرعية للتأهيل المسبق الصادرة بالقرار رقم (5) لسنة 2002».

ذلك إلى جانب «وجود تداخل بين صلاحيات قسم التقييم الفني وصلاحيات اللجنة الفرعية لدراسة المواصفات الفنية، حيث تضمنت قائمة الوصف الوظيفي لقسم التقييم الفني الاضطلاع بمهمة مراجعة المناقصات للتأكد من ان الشروط والمواصفات منسجمة مع قانون تنظيم المناقصات والمشتريات الحكومية وقرارات وتعاميم المجلس وهي نفس المهمة التي أوكلت إلى اللجنة الفرعية لدراسة المواصفات الفنية حسب المادة (4) من لائحتها الداخلية الصادرة بموجب القرار رقم (2) لسنة 2004».

وأوضح التقرير أن هذا التداخل أدى إلى «عدم القدرة على تحديد أي الجهتين مسئولة أولا وبشكل رئيسي عن الاضطلاع بهذه المهام داخل المجلس». و»عدم قيام كل من اللجنة الفرعية للتأهيل المسبق وقسم التأهيل والتقييم المالي الذي لم يتم تفعيله بعد، فعليا بمهام التأهيل المسبق للموردين والمقاولين». وأضاف «عدم اضطلاع كل من اللجنة الفرعية لدراسة المواصفات الفنية وقسم التقييم الفني بمهمة اعتماد المواصفات الفنية للمناقصات قبل طرحها».

وذكر التقرير فيما يتعلق بأداء لجنتي التأهيل المسبق والمواصفات الفنية بمجلس المناقصات، أنه «لوحظ عند الاطلاع على محاضر اجتماعات كل من اللجنة الفرعية للمواصفات الفنية واللجنة الفرعية للتأهيل المسبق التابعتين للمجلسين ضعف نشاط هاتين اللجنتين خلال الفترة ما بين 2006 و2008»، وذلك ما أظهر «ضعف دورية انعقاد اجتماعات هاتين اللجنتين، حيث كان معدل عدد الاجتماعات المنعقدة خلال الفترة المذكورة 3.7 اجتماعا في السنة بالنسبة للجنة التأهيل المسبق و1.7 بالنسبة للجنة المواصفات الفنية بينما نصت اللوائح الداخلية لهاتين اللجنتين على أن لا يقل عدد الاجتماعات السنوية لكل منهما على 12 اجتماعا أي بواقع اجتماع كل شهر».

وبين التقرير «اتضح من خلال الاطلاع على محاضر الاجتماعات المنعقدة في الفترة من 2006 وحتى 2008، عدم تحقيق اللجنتين للأهداف التي وضعتها لنفسها حيث أن اغلب أعمال اللجنتين انحصرت في المناقشة وتبادل وجهات النظر سواء بين أعضائها أو مع جهات حكومية أخرى، وكذلك طلب الحصول على البيانات أو طلب القيام بالدراسات التمهيدية دون التوصل إلى تحقيق نتائج عملية ملموسة وقابلة للتنفيذ»، كما يتضح مما يلي: وأشار إلى أنه «لم تتوصل لجنة المواصفات الفنية منذ بدء نشاطها الفعلي في أكتوبر 2003 وحتى نهاية سنة 2008 إلى تحقيق الهدف الذي وضعته والمتمثل في وضع شروط عامة لمواصفات المناقصات لتوحيد معاييرها خاصة للمناقصات الهامة والمتكررة، حيث لم تتوصل اللجنة حتى تاريخ هذا التقرير في يناير 2009 سوى إلى إعداد دراسة إحصائية تمهيدية شملت تحديد الخصائص العامة لمناقصات تم طرحها خلال فترة ستة أشهر لأربع جهات حكومية، على أساس ان تمهد هذه الدراسة لتحديد خصائص المناقصات التي سوف يتم الشروع في وضع مواصفات نموذجية لها لاحقا».

وتابع «لم تتوصل لجنة التأهيل المسبق حتى نهاية 2008 إلى تحقيق هدفها المتمثل في وضع السياسات والأساليب المتبعة في مجال التأهيل والتصنيف وصياغة نظام عام يشتمل على معايير موحدة لتقييم إمكانيات المقاولين والموردين، وذلك على ضوء تجارب بعض الجهات الحكومية ومنها الدراسة التي أعدتها غرفة تجارة وصناعة البحرين بشأن تصنيف المقاولين، حيث أن انجاز اللجنة في هذا المجال اقتصر فقط على المناقشات وإبداء وجهات النظر المختلفة دون التوصل إلى نتائج ملموسة تفضي إلى وضع السياسات والأساليب وصياغة نظام موحد يشتمل على المعايير الواجب أخذها في الاعتبار عند تقييم المقاولين والموردين».

واعتبر التقرير «ضعف دورية انعقاد اجتماعات هذه اللجان وعدم توصلها إلى نتائج عملية وملموسة بعد انقضاء فترة خمس سنوات من بدء نشاطها، من شأنه أن يحد من جدوى وجودها كأجهزة داعمة لمجلس المناقصات».

وفي رده على الملاحظة قال مجلس المناقصات «إن هذه اللجان مؤقتة وأعمالها ليست ذات طبيعة دائمة تم تشكيلها لمساعدة المجلس في دراسة بعض الأمور والمسائل التي يبحثها المجلس ويقرر إحالتها إلى هذه اللجان وبالتالي فإن عمل هذه اللجان واجتماعاتها مناط بما يحال إليها من أعمال. وللعلم فقد عقدت هذه اللجان عدة اجتماعات في الآونة الأخيرة والمحاضر متوفرة إن أردتهم الاطلاع عليها».

وأضاف «نوافق الديوان على ما ورد في اللوائح الداخلية لهاتين اللجنتين، إذ إن هذه اللوائح قد وضعت في بداية مشوار المجلس في العام 2003، ولا شك أنها بحاجة إلى المراجعة والتطوير بناء على المستجدات التي طرأت منذ ذلك الوقت وسوف يقوم المجلس بمراجعة المهام والاختصاصات الموكلة إليهما».

إن هذه اللجان ذات طبيعة مؤقتة كما ذكر سالفا ولا يمكن منحها صلاحيات إشرافية على أعمال أقسام الجهاز الفني والإداري التي هي أقسام دائمة ضمن الهيكل التنظيمي للمجلس.

وعقب التقرير على رد المجلس بالقول «لم يتبين من خلال الاطلاع على محاضر اجتماعات لجنة التأهيل المسبق للمقاولين والموردين خلال الفترة الممتدة من العام 2006 إلى نهاية 2008 وجود ما يشير إلى توصل اللجنة المذكورة إلى إعداد مسودة نظام معايير للتأهيل المسبق المشار إليها في رد المجلس».