تنظيم الحفلات هو أحد طرق تسويق المنتجات من خلال استضافة ما يعرف باسم الحدث الاجتماعي والأعراس بشكل خاص حيث تعرض المنتجات للبيع. وهي أيضًا أحد أشكال البيع المباشر.

فالطريقة الأساسية لتوليد عملاء المبيعات المتوقعين لمبيعات تنظيم الحفلات هي استخدام البائع نموذج لحفلة سابقة كمصدر للأعمال المستقبلية وذلك عن طريق سؤال الحاضرين عن رغبتهم في إقامة حفلات أخرى.

قامت «الوسط» بلقاء بعض منظمي الحفلات في البحرين، فقد ضم اللقاء شركة جندل، مجيد للأفراح، و شركة يس آي دو للحصول على معلومات عن سوق الحفلات في البحرين.

حيث قال صاحب شركة يس آي دو ياسر العجي، في تصريح للوسط بأن هناك إقبال كبير من قبل الناس على محلات تنظيم الحفلات الذي يوفر الكثير من الوقت والجهد على صاحب الحفلة.

فهناك الكثير من الخدمات التي تقوم هذه المكاتب بتوفيرها بدءاً بحجز الصالات، توفير الديكور، والورود الطبيعية، الإكسسوارات، التوزيعات، الإضاءة، وتأجير مستلزمات الأفراح.

وأضاف العجي بأن هناك اتجاه أكثر إلى الحفلات الكبيرة، وليس إلى الحفلات الصغيرة لأن التكلفة متقاربة بين الحفلتين وتتراوح الأسعار من 1000 دينار إلى 10000 دينار بحريني على حسب رغبة العميل.

وهناك تعاون بين العديد من الفنادق في البحرين ومكاتب تنظيم الأفراح، حيث يحصل العميل من قبل الفنادق على تخفيض خاص، وعلى سعر أقل من الزبائن العاديين وكذلك تقوم العديد من الفنادق بتقديم باقات الأفراح التي تجمع جميع خدمات الحفل مع اختيار منظم محدد يقوم بالتعاقد مع الفندق ويقدم أسعار تنافسية.

ويرى العجاجي أن الطلب على الأعراس يكون بشكل موسمي، ففي فترة الصيف و العطل يزيد الطلب عن باقي شهور السنة، وعلى الرغم من ذلك يكون الأقبال كبير في نهاية الأسبوع على مدار العام.

ومن جانبه قال مجيد عاشور صاحب «مجيد للأفراح، أن الإقبال أكثر على الحفلات الصغيرة، حيث أنه ينظم تقريباً 100 حفلة صغيرة في الشهر، و 10 حفلات كبيرة من حيث عدد المدعوين والمكان.

وإن متوسط سعر الحفلات الكبيرة يكون تقريباً 3000 دينار بحريني وذلك لأن المبلغ يتفاوت على حسب رغبة العميل واستطاعته المالية.

وأضاف مجيد أن أغلي حفلة زواج قام بتنظيمها قد كلفت حوالي 30000 دينار بحريني، وأكد عاشور إن العمل في هذا القطاع متقلب وهو موسمي في كثير من الأحيان.

وقالت مديرة الحفلات و الفعاليات فاطمة بوشهري في جندل للحفلات، إن الإقبال متفاوت وهناك تراجع حالياً في عدد الحفلات، وإن مداخيل هذا القطاع تشهد استقراراً.

وإن في الأسبوع الواحد تتراوح عدد الحفلات من 5 إلى 6 حفلات بتكلفة تبدأ من 400 إلى 600 دينار وذلك على حسب رغبة العميل.

أما بالنسبة للحفلات الكبيرة فهي تبدأ من 3000 دينار بحريني إلى 10000 دينار بحريني على حسب الطلب و الميزانية المحددة من قبل العميل.

وأكدت بوشهري أن الإقبال يكون أكبر على الحفلات الصغيرة التي يتم تنظيمها في المنازل، وأن حفلات الفنادق قد قلت.