خلصت أعمال الرقابة على حسابات الأمانات بوزارة العدل والشئون الإسلامية إلى وجود نقاط ضعف جوهرية في أنظمة الرقابة الداخلية الخاصة باستلام وحفظ أموال الأمانات وصرفها لمستحقيها، والى عدم توفر نظام محاسبي مناسب وسجلات محاسبية مكتملة لحسابات الأمانات تمكن من الوقوف على المركز المالي لتلك الحسابات. كما أن الملاحظات حول التصرفات المالية والإدارية التي تطرق لها التقرير تشير إلى أن حساب الأمانات يعاني من سوء إدارة وسوء استخدام. وعلى ضوء ما تقدم، تعتبر أنظمة الرقابة على حساب الأمانات غير موجودة من الناحية العملية، مما يجعل الاموال المؤتمنة لدى الوزارة عرضة لمخاطر الاختلاس وسوء الاستغلال، اذ استغل احد الموظفين ذات الثغرات والضعف الذي مازال يلازم أنظمة الرقابة الداخلية في اختلاس مبلغ 649.150 دينارا في العام 1993.

ولذلك، فإن على الإدارة العليا والمسئولين المعنيين بوزارة العدل والشئون الإسلامية إيلاء الرقابة على حساب الأمانات اهتماما كبيرا، والعمل بأسرع ما يمكن لوضع أنظمة رقابة داخلية قوية ونظام محاسبي آلي ملائم للتحكم في عمليات حساب الأمانات ومخرجاته من خلال الاستعانة بإحدى مؤسسات التدقيق العالمية. وحتى يتحقق ذلك، فإن على الإدارة العليا المعنية بالوزارة أن تراقب ذلك الحساب عن كثب نظرا إلى خطورة الوضع.

وتتلخص أهم الملاحظات التي وردت في التقرير في أنه أدى عدم وجود سجلات محاسبية مكتملة إلى عدم تمكن إدارة الموارد البشرية والمالية من إعداد ميزان مراجعة لحساب الأمانات يبين موجوداته ومطلوباته، مما حال دون تمكن الإدارة من الوقوف على المركز المالي لذلك الحساب.

قامت وزارة العدل والشئون الإسلامية باستخدام أموال الأمانات في غير الأغراض المخصصة لها وذلك على النحو التالي:

قامت الوزارة في العام 2000 بتحويل مبلغ 550 ألف دينار من حساب الأمانات العامة إلى حساب مصرفي خصص لمنح قروض للقضاة.

قامت الوزارة في العام 2003 بدفع مبلغ 18.900 دينار من حساب الأمانات العامة كمخصصات سفر لحضور بعض القضاة دورات تدريبية خارج البحرين، ولم تقم الوزارة باسترجاع المبلغ حتى تاريخ إعداد هذا التقرير في يونيو 2007.

توقفت إدارة الموارد البشرية والمالية منذ بداية العام 2005 عن تسوية معظم الكفالات التي صدرت فيها أحكام قضائية، وذلك من خلال توريد مبالغ الكفالات التي تحولت إلى غرامات (إيرادات) إلى الحساب العمومي للدولة وإرجاع المبالغ المتبقية إلى أصحاب القضايا، مما أدى إلى بقاء مبالغ الكفالات بحساب الأمانات العامة.

لا تقوم إدارة الموارد البشرية والمالية منذ عدة سنوات بتحويل الفوائد البنكية المحصلة من ودائع حساب الأمانات إلى الحساب العمومي للدولة كإيرادات عامة حيث بلغت الفوائد غير المحولة نحو 376 ألف دينار.

هناك تأخير في تحويل الفوائد البنكية المحصلة من الحسابات الجارية الخاصة بحساب الأمانات.

دأبت إدارة الموارد البشرية والمالية على استبدال النقد المحصل من قبل أمناء صندوق التنفيذ بالشيكات المستلمة من وزارة المالية والمتعلقة ببعض مصروفات الوزارة، عوضا عن صرف تلك الشيكات في البنوك وبحجة ضيق الوقت.

لا يوجد لدى وزارة العدل والشئون الإسلامية سياسة واضحة لاستثمار أرصدة حسابات الأمانات الفائضة عن الاحتياجات اليومية حيث وصل رصيد حساب الامانات العامة ورصيد حساب أمانات التنفيذ في 31 ديسمبر 2006 إلى نحو 11.7 مليون دينار و32 مليون دينار على التوالي.

لا يوجد دليل إجراءات متكامل ومعتمد ينظم العمليات الإدارية والمالية والمحاسبية لحساب الأمانات، وذلك على رغم كثرة وتشعب العمليات اليومية في ذلك الحساب.

توقفت إدارة الموارد البشرية والمالية عن إعداد تسوية البنك الشهرية لحساب الأمانات العامة منذ شهر يونيو/ حزيران 2006، كما يوجد تأخير في تسوية بعض المبالغ المعلقة في كشوف تسوية البنك لحساب أمانات التنفيذ.

هناك بعض أوجه الضعف في أنظمة الرقابة الداخلية الخاصة باستلام وحفظ أموال الأمانات، من أهمها:

عدم توفير المتطلبات اللازمة لأمناء الصناديق الفرعيين لحفظ وحماية الأموال المستلمة خلال اليوم.

عدم مطابقة أمين الصندوق الرئيسي للأموال المستلمة مع الإيصالات الخاصة بها مباشرة عند تسلمها من أمناء الصندوق الفرعيين.

عدم إجراء جرد مفاجئ على خزينة أمين الصندوق الرئيسي.

عدم استخدام دفاتر الإيصالات وكذلك الإيصالات حسب تسلسل أرقامها.

هناك ضعف في أنظمة الرقابة الداخلية الخاصة بقاعدة بيانات حساب أمانات التنفيذ، إذ لا توجد أنظمة رقابية محكمة تضمن عدم إدخال بيانات جديدة أو تعديل أو إلغاء بيانات قائمة في النظام الآلي. بالإضافة إلى عدم وجود نظام محاسبي مناسب وسجلات محاسبية متكاملة لحساب الأمانات.