أوضح تقرير ديوان الرقابة المالية أن شركة البحرين الوطنية (بناغاز) لم تلتزم الإجراءات التي تنظم عمليات فتح العطاءات للصفقات التي تزيد قيمتها عن 10 آلاف دينار، فضلا عن عدم دعوة الموردين المقترحين لحضور جلسات فتح العطاءات. كما أنها تأخرت بشكل غير مبرر في توريد بعض المواد المطلوبة، إلى جانب اختلاف تواريخ الإقفال المحددة بطلب العطاءات للموردين لنفس صفقة الشراء، كما أن الإجراءات لا تحتوي على ما يلزم إعداد مذكرة تتناول التبريرات في حالة الترسية المباشرة، ووجود تعارض في الإجراءات الخاصة بطلب العطاءات من الموردين، وعدم وجود إجراءات وسياسات موثقة تحدد كيفية التعرف على بنود المخزون التالفة والمتقادمة وبطيئة الحركة، ووجود بعض الأصناف المخزنية التي تزيد أرصدتها الفعلية عن الحد الأقصى الواجب توافره بالمخازن، كما تقوم الشركة بإدارة مشروع التوسعة المملوك بالكامل لحكومة البحرين، حيث لا يوجد كيان قانوني لمشروع التوسعة ولا ما ينظم العلاقة بين الشركة والمشروع، وعدم وجود إدارة مستقلة تتولى مهام التدقيق الداخلي.

وتلخصت أهداف الرقابة التي قام بها الديوان في مراجعة وتقييم أنظمة الرقابة الداخلية على المشتريات والمخازن بالشركة خلال الفترة من 1 يناير 2004 حتى 31 ديسمبر 2005، ومراجعة مدى الالتزام بأنظمة الرقابة الداخلية المعتمدة والقوانين السارية.

ومن أبرز التوصيات التي قام بها الديوان ضرورة الالتزام بالإجراءات واللوائح الداخلية فيما يتعلق بحضور المدير العام لجلسات فتح العطاءات والتوقيع بما يفيد الحضور فضلا عن ضرورة دعوة الموردين لحضور فتح عطاءاتهم، مما يحقق الشفافية في عملية فتح العطاءات ويساهم في تعزيز الرقابة على المشتريات. وضرورة مراجعة تواريخ التسليم التي تدرج بأوامر الشراء ومتابعة الموردين للتأكد من التزامهم مواعيد التسليم المتفق عليها، فضلا عن ضرورة فرض عقوبات على الموردين المخالفين لمواعيد التسليم المحددة، بما يضمن حصول الشركة على احتياجاتها في الوقت المناسب وذلك لتلافي أي تأثيرات على نشاط الشركة. إلى جانب ضرورة توحيد تواريخ الإقفال للعطاء الواحد لكل الموردين المدعوين، وفي حالة تمديد هذا التاريخ يجب أن يتم طبقا لضوابط محددة وأن يتم تعميمه على جميع الموردين المتقدمين بما يحقق العدالة بينهم. وضرورة تعديل الإجراء الذي يتناول عملية الترسية المباشرة بحيث يتضمن إعداد مذكرة بالتبريرات تعد بواسطة الفنيين والمختصين على أن تعتمد من مدير عام الشركة. وضرورة تعديل الاجراءات بحيث يتم الغاء جواز طلب العطاءات وبطريقة شفهية والالتزام باستخدام الفاكس أو البريد لارسال طلبات تقديم عروض اسعار للموردين حيث يساعد ذلك في الحصول على دليل بتسلم المورد لطلب العطاء فضلا عن التأكد من المام ومعرفة المورد بصورة واضحة بالشروط والمواصفات الخاصة بالصفقة بما ينعكس على كفاءة عملية الشراء بالشركة.

أما فيما يتعلق بعدم وجود إجراءات وسياسات متعلقة بأصناف المخزون التالفة والراكدة وبطيئة الحركة فقد أوصى الديوان بضرورة إعداد الإجراءات اللازمة التي تتعلق بكيفية تحديد الأصناف التالفة والراكدة وبطيئة الحركة وكيفية التصرف فيها، فضلا عن تبني سياسة لتكوين المخصصات بهدف العرض المالي السليم لقيمة المخزون في القوائم المالية. وتعديل نظام الحاسب الآلي بما يسمح بإصدار التقارير الخاصة بتحليل أعمار المخزون، حيث يساعد ذلك في عملية تقييم المخزون كما يوفر قاعدة بيانات يمكن الاعتماد عليها في عملية اتخاذ القرارات ذات الصلة بالمخزون بشكل سليم وفعال. واتخاذ القرارات اللازمة بشأن التخلص من أصناف المخزون غير القابلة للاستخدام بما ينعكس على تخفيض تكاليف التخزين.

أما بخصوص وجود أصناف بالمخازن يفوق رصيدها الفعلي الحدود القصوى لمستويات المخزون المحددة طبقا لسياسات الشركة، فقد أوصى الديوان بمراجعة وتحديث الحدود القصوى لمستويات المخزون بالشركة بناء على الدراسات اللازمة، ووضع الضوابط لمنع طلب وشراء كميات المخزون التي تزيد عن الحدود القصوى المقررة، كذلك وضع الإجراءات اللازمة لاكتشاف أي تجاوز في تطبيق ذلك بما ينعكس على تخفيض تكاليف التخزين فضلا عن رفع كفاءة الأداء بالشركة.

وبخصوص العلاقة بين الشركة ومشروع التوسعة فيما يتعلق بعمليات الشراء،أوصى الديوان بضرورة تحويل مشروع التوسعة من وحدة إنتاجية تابعة لشركة بناغاز إلى شركة ذات شخصية اعتبارية مستقلة بحيث تدار من قبل بناغاز بموجب اتفاقية إدارة تعقد بين الطرفين.

وفيما يتعلق بعدم وجود إدارة مستقلة للتدقيق الداخلي، أوصى الديوان بضرورة إنشاء إدارة مستقلة للتدقيق الداخلي تتناسب وحجم الشركة وتتولى مهام التدقيق الداخلي طبقا للأصول والمعايير المتعارف عليها وأن تقوم هذه الإدارة برفع تقاريرها الدورية إلى مجلس الإدارة أو إلى لجنة تدقيق منبثقة من مجلس الإدارة بحيث لا يكون هناك علاقة مباشرة بين إدارة التدقيق الداخلي والإدارة التنفيذية بما يضمن استقلالها وأن تقوم الإدارة بنزاهة وموضوعية. إن وجود إدارة للتدقيق الداخلي يساعد على ضمان وجود مراجعة فعالة لأنشطة الشركة بصورة دورية وذلك من الناحية الرقابية والمالية والتشغيلية وذلك لتحديد مواطن الضعف واقتراح أساليب التغلب عليها بما ينعكس على تطوير ورفع كفاءة الأداء بالشركة، هذا فضلا عن مراجعة مدى الالتزام بالقوانين والتشريعات ذات الصلة بالشركة.