لم يعد الأمر سراً على أحد، فالمستقل أكثر نجاعة من الموظف التقليدي، إذ يوفر الوقت والجهد، ويقدّم عملاً بات أكثر دقة وفي الموعد المحدد له بالضبط، مع مراجعات غير محدودة.

لكن الأمر لا ينعقد على مستقل أو اثنين، فأحياناً قد يكون هناك جيش يتجاوز العشرة، كمشروع إنشاء موقع الكتروني مثلاً، إذ يتضمن ذلك البرمجة والتصميم والتنسيق بينهم، إضافةً لكتابة المحتوى والتسويق وغيرها، بحسب تقرير لموقع "الاقتصادي" الإماراتي اليوم الجمعة (20 مايو/ أيار 2016).

وتكمن الصعوبة هنا بعدم تواجدهم في وقت واحد على شبكة الإنترنت، كما أن الصعوبة تكمن في صعوبة التنسيق بينهم مرة واحدة، فما الحل إذن؟

ينصح الخبراء بمجموعة من الإرشادات، ومن ثم نزوّدك ببعض الأدوات التقنية اللازمة في هذا الصدد.

 الاتفاق والشروط

إن الاتفاق أمٌر يريح الطرفين، النقاش مهم في البدايات وبعد أن نصل للمحددات، نعيد صياغة الاتفاق من  جديد، ومواعيد التسليم، ومواعيد العمل إن كان يلزم مواعيد محددة، وشروط المخرج النهائي للمنتج أياً كان تصميم أو برمجة أو كتابة محتوى. والشروط التي نضعها  تسهّل العمل ولا تعقده، ويغدو الأمر أكثر روعة حين يتم الاتفاق والمناقشة من الطرفين، وليس فقط من قبلك كصاحب مشروع.

مع ضرورة التنويه هنا إلى ما يلي:

لا تضيّق واسعاً: لا تجعل الأمور ندّيّة إلى حد لا يطاق.

في حال تمت مخالفة الاتفاق، ما هي الخطوة التالية؟

 نشوب الخلافات

عند نشوب خلاف، قد يكثر القيل والقال، ليست هذه هي المعضلة الأساسية، المشكلة الأكبر أنه من الممكن هنا أن تخسر مستقلاً محترفاً قد خبِر العمل، وأصبح على دراية به. بالطبع، من الممكن أن تستعيض بمستقل جديد لكنك ستخسر وقتك هنا.

على “مستقل“، توجد زاوية نقاش الصفحة، يمكنك الرجوع إليها، وكذلك صفحة تنبيهات على المشروع نفسه وهي زاويتان رائعتان في مجال العمل الحر.

 الحقيقة هي أن النصائح في التواصل مع المستقلين لا تنتهي، يمكن متابعة العديد مما كتب  هنا.

 مواقع مساندة

هل ثمة وسائل تعين على التكليفات مع المستقلين، غير منصات العمل الحر ذاتها؟

 بالتأكيد هناك العديد من الوسائل، منها:

 Asana

 وفيه خياران، أحدهما مجاني والآخر مقابل مبلغ مالي، وبالتأكيد الخيارات متاحة أكثر. ويمكنك هنا متابعة أعمال كل مستقل على حدة، وإسناد المهام المتنوعة مع ضبطها زمنياً، ومن ثم ترك الملاحظات لهم بشكل مستمر، وبالتأكيد تبادل الملفات أمر متاح.

 Slack

وسيلة تواصل وفق نظام الدردشة، متخصصة بالتأكيد للعمل بعيداً عن تشتت مواقع التواصل المعهودة، مثل “فيسبوك” و”تويتر” وغيرها. الأمر لا يقف هنا، يمكنك تبويب هذه الدردشات وفق ما تريد، فتكتب مثلاً تسويق، وأخرى للإدارة المالية، وغيرها، وبالتأكيد يمكنك ضبط هذه الدردشات، ويكون النقاش كل على حدة بحس بالتخصص.

 Google Drive

هي أداة توفرها “غوغل”، يمكن أن تكون بديلاً عن الأوراق، بحيث تخصص لكل قسم المهام المنوطة به عبر مجلدات مختلفة ومنفصلة.

 Trello

أداة مجانية لإدارة المشاريع عن بعد بواسطة خطوات سهلة، تبدأ بتدشين لوحة لمشروع كامل “مشروع موقع مجد” وبداخلة يتم وضع القوائم كالتصميم والبرمجة وغيرها، بعد ذلك، تضيف أصحاب المهام على هذه القوائم وتبدأ المتابعة بعد ذلك.

 Stayfocused

هل تعاني من إضاعة وقتك على “فيسبوك” ومواقع التواصل الأخرى؟ يمكنك إضافة هذه الميزة التي تعمل على حجب المواقع التي دائماً ما تجد أنك تضيع وقتك عليها لمدد تحددها أنت بنفسك، ثم تلغي هذه الإضافة بعد أن تنهي المشروع.

 والآن دعونا ننتقل إلى ثلاثة تطبيقات فعالة يمكنك من خلالها متابعة مشاريعك عبر الإنترنت.

 Teuxdeux

يساعد في إنشاء قائمة بالمهام الواجب فعلها والأوقات الخاصة بتلك المهام من خلال ما تحدده أنت لذلك.

 Any to do

ذات مواصفات تطبيق “Teuxdeux”؛ غير أنه أكثر سهولة، ويمكنك هنا إشراك المستقلين معك في المهام التي تسندها إليهم.

 Rescue Time

لتتعرف على ما يضيّع وقتك بالفعل إن كنت مثلاً لا تدري؟ أو كنت تظن أنك تقضي وقتك بشكل متساوٍ ولا تعرف أين الخلل، يمكنك تحميل هذا التطبيق الذي يعمل على تتبع متصفحك ومن ثم يعطيك بالضبط كم قضيت على كل موقع من الناحية الزمنية، وبقي الأمر عليك لإدارة وقتك بعدها.

 Wunderlist

جدول أعمال يومي لك وللزملاء الذين يعملون معك (المستقلون) في مشروع ما، ومن ميزاته أنه يرسل لك إشعاراً يخبرك بالمهمة الجديدة التي تسندها له، ومن ثم قد تتابع على أدوات أخرى.

 CamScanner

التطبيق رقم واحد في العالم بمجال مسح المستندات والأوراق و مشاركتها، واختير كواحد من أفضل 50 تطبيق العام الماضي. يستخدم خوارزميات خاصة به لقص و تحسين الصور، من أجل الحصول في النهاية على صور بجودة عالية، ويتيح للمستخدم مسح، وتخزين، ومزامنة المحتوى عبر الهواتف ذكية، والأجهزة لوحية، وأجهزة “iPad”، أو حتى الحواسب شخصية. التطبيق مجاني ويُمكن تحميله من خلال متجر “Google Play”.

 Microsoft Translator

هذا التطبيق من أفضل التطبيقات بحسب مجلة “تايم” لـ2015، وهو أيضاً بالفعل من أفضل تطبيقات الترجمة الفورية، يقدم خدمة الترجمة النصية والترجمة الصوتية إلى أكثر من 50 لغة حول العالم. يعتبر أحد أفضل الخيارات للترجمة الفورية الصوتية إذا كنت تتعامل مع مستقل مثلاً لا يجيد اللغة التي تتعامل معها، وتريد التواصل معه بشكل سريع وفوري.