كشفت المؤسسة العامة للشباب والرياضة عن الانتهاء من إعداد مشروع وسائط الاتصال الموحدة الذي يعد أحدث الأنظمة العالمية المتطورة في مجال التواصل الالكتروني لتكون المؤسسة بالتالي أول جهة في الشرق الأوسط تتبنى تطبيق هذا النظام عن طريق ربط أنظمة شركتي «نورتل» و «مايكروسوفت» ويعمل على تطوير وسائل الاتصال والتخاطب بين العاملين في المؤسسة بما ينعكس بصورة ايجابية على جودة العمل وتسريع انجاز المعاملات المختلفة.

وأكد مدير إدارة التخطيط والمتابعة في المؤسسة الشيخ عبد الله بن راشد آل خليفة أن تبني المؤسسة لمشروع وسائل الاتصال الموحدة ينسجم مع الاستراتيجية العامة للمؤسسة التي تركز على الارتقاء بمخرجات الأداء الوظيفي لمواكبة المهمات العديدة التي تضطلع بها المؤسسة في رعاية الحركة الرياضية والشبابية في المملكة.

وأضاف الشيخ عبدالله بن راشد «أن نظام الاتصالات يسهم في توفير الوقت والجهد المبذول في التخاطب بين الأفراد العاملين في المؤسسة ويجعل الموظف في حالة اتصال دائم مع محيطه الوظيفي لمعرفة آخر مستجدات العمل والمهمات المطلوبة منه ومواعيد عقد الاجتماعات والاستعداد التام للتفاعل مع بقية الموظفين، كما أن النظام يمنح المديرين ورؤساء الأقسام متابعة سير العمل في إداراتهم وأقسامهم بصورة مباشرة عبر جهاز الحاسب الالكتروني ووضع الملاحظات والتعديلات الفورية على مخرجات العمل بصورة آلية مباشرة تختصر الوقت المنجز لإنهاء العمل، كما يسهم النظام الجديد في تقليص النفقات المترتبة على الاتصالات الهاتفية في المؤسسة».

التعاون مع «مايكروسوفت»

و «نورتل»

وأشار مدير إدارة التخطيط والمتابعة إلى أن إعداد النظام جاء بالتعاون مع شركة «مايكروسوفت» العالمية وشركة «نورتل نتووركس» العالمية المتخصصة في مجال الاتصالات المتطورة للهاتف والانترنت، مشيرا إلى أن الشركتين تقفان في موقع الصدارة بحسب المعايير العالمية في الشركات المختصة بهذا المجال، وقد قدمت الشركتان احدث ما توصلت إليه التكنولوجيا المتطورة في مجال الاتصالات الإلكترونية من اجل الخروج بنظام وسائط الاتصال الموحد في المؤسسة، الأمر الذي يمنح النظام قوة وفاعلية ستعطي ثمارها على آليات التواصل داخل المؤسسة.

نقل التجربة للحكومة

وأشاد الشيخ عبدالله بن راشد بكون المؤسسة العامة للشباب والرياضة هي المؤسسة الأولى في الشرق الأوسط التي تتبنى هذا النظام المتطور من الاتصالات، مؤكدا استعداد المؤسسة للتعاون مع مختلف الوزارات والمؤسسات الحكومية من اجل توسيع قاعدة الاستفادة من النظام ليشمل مختلف أجهزة الدولة، معربا عن تفاؤله بإمكانية تطبيق النظام على مستوى الحكومة بشكل عام للوصول إلى عملية الربط الشامل بين مختلف الوزارات.

من جانبه، شرح رئيس تقنية المعلومات في المؤسسة العامة للشباب والرياضة نواف محمد عبدالرحمن تفاصيل مشروع وسائط الاتصال الموحدة، قائلا: «إن المشروع يعمل على تطوير أنظمة الاتصال المتنوعة الموجودة أصلا في المؤسسة وهي البدالة والبريد الالكتروني إلى جانب إيجاد أنظمة اتصال جديدة هي نظام الاتصالات المكتبية (Microsoft Office Communications Server) ونظام الرسائل الموحدة (Microsoft Unified Messaging) ومن ثم تم العمل على ربط جميع تلك الأنظمة في نظام الاتصالات الموحد الذي يجمع جميع الأنظمة السابقة تحت مظلة واحدة لتقديم حزمة من خدمات الاتصال الالكترونية التي سيستفيد منها العاملون في المؤسسة».

يبين حالة الموظف

متفرغا أو مشغولا

وأضاف عبدالرحمن أنه قبيل الشروع في تنفيذ نظام الاتصالات الموحد تمت تهيئة البنية التحتية والأنظمة الموجودة أصلا لتكون قادرة على تلبية متطلبات النظام الجديد، فقد تم شراء خوادم متطورة، وتم العمل على تطوير البدالة بصورة شاملة من خلال الاستعانة بشركة «نورتل» المتخصصة في هذا المجال، ثم تمت الاستعانة بشركة مايكروسوفت لتطوير البريد الالكتروني إلى جانب إيجاد نظام الاتصالات المكتبية (Microsoft Office Communications Server) ونظام الرسائل الموحدة (Microsoft Unified Messaging)، ومن ثم العمل على ربط هذه الأنظمة في شبكة موحدة في خطوة أولى قبل ربط الشبكة الالكترونية الموحدة مع البدالة ليكون الناتج نظام الاتصالات الموحد.

وأكد رئيس قسم تقنية المعلومات أن النظام الجديد يشتمل على العديد من المزايا ومنها إمكانية عقد الاجتماعات الالكترونية عن طريق الاستفادة من خدمة الصوت والصورة التي يوفرها النظام، حيث يمكن في ضوء النظام الجديد عقد اجتماع مشترك بين المسئولين في المؤسسة بصرف النظر عن مواقعهم، ما يترتب عليه سرعة انجاز الأعمال، كما يمكن بواسطة النظام إجراء مكالمات الفيديو مباشرة عبر الحاسب الآلي بين مستخدمي الشبكة، كما يوفر للمستخدمين إمكانية إرسال واستقبال المكالمات الهاتفية عبر جهاز الحاسب الشخصي مع إمكانية نقل المكالمة إلى الهاتف المكتبي أو الهاتف النقال أو البريد الصوتي وإجراء التحاور المباشر مع بقية الموظفين عبر خدمة «الماسنجر الداخلي» مع بيان حالة الموظف إن كان متفرغا أو مشغولا أو غير متواجد أو مشغولا بمكالمة، وإمكانية المتابعة الفورية لسير العمل وإجراء التعديلات المطلوبة على ملفات ووثائق العمل بشكل فوري ومباشر عن طريق الحاسب الآلي بين جميع الأطراف من دون الحاجة إلى إرسالها عبر البريد الالكتروني أو طباعتها ورقيا.

النظام يطلع الموظف

على مجريات العمل

وأشار عبدالرحمن إلى أن النظام يجعل الموظف على اطلاع تام بما يجري داخل المؤسسة حتى لو كان خارج العمل حيث سيكون بمقدوره أن يستقبل رسائل البريد الالكتروني الخاصة بالعمل عبر الهاتف النقال، كما يتيح النظام إمكانية برمجة المواعيد الخاصة بالموظف، ويوفر خدمة البريد الصوتي عبر الحاسب الآلي وإمكانية الاتصال بنظام البريد الإلكتروني وجعل النظام يقرأ الرسائل الإلكترونية أو يقوم بتأجيل اجتماع مع إخطار جميع الأطراف أو الاتصال بأي موظف في الشبكة وكل ذلك عن طريق الأوامر الصوتية من دون الحاجة إلى البرمجة المسبقة.

وقال إن النظام يوفر خدمة الاتصالات المجانية بين المبنى الرئيسي والإدارات الخارجية التابعة للمؤسسة، بالإضافة إلى العديد من الخدمات الالكترونية المتميزة التي تهدف بمجملها إلى إبقاء الموظف في حالة استعداد متواصلة لإنجاز الأعمال المناطة به في أي وقت ومكان وهو ما ينعكس بصورة ايجابية على سرعة وجودة العمل في المؤسسة.وأوضح عبدالرحمن أن العمل جار حاليا على ربط بقية إدارات وأقسام المؤسسة التي تقع خارج المبنى الرئيسي بهذا النظام المتطور خلال أيام، ما سيؤدي إلى تعظيم الاستفادة من هذا النظام، علما بأن إدارات وأقسام المؤسسة موزعة على ستة مبانٍ، هي: المقر الرئيسي بأم الحصم، وأستاد البحرين الوطني، ومركز سلمان الثقافي، ومركز الإبداع الشبابي، ونادي المنامة الذي يضم إدارة شئون الشباب وإدارة الشئون الفنية وقسم الطب الرياضي، إلى جانب مدينة خليفة الرياضية. وأوضح رئيس قسم تقنية المعلومات أن تدشين نظام وسائط الاتصال الموحدة في المؤسسة يعتبر خطوة أولى على طريق ربط الاتحادات الرياضية والأندية الوطنية والمراكز الشبابية بهذا النظام، وذلك لتوسيع قاعدة المستفيدين منه، موضحا أن تم تأهيل العاملين في قسم تقنية المعلومات للتعامل مع هذا النظام الحديث فيما يجري العمل حاليا على تعريف بقية الموظفين بآليات استخدام النظام من خلال ورش عمل متخصصة.

وأعرب عبدالرحمن في نهاية حديثه عن تقديره لرئيس المؤسسة العامة للشباب والرياضة الشيخ فواز بن محمد آل خليفة على توجيهاته بضرورة تحديث الأنظمة الالكترونية المعمول بها في المؤسسة والتي أثمرت عن إعداد نظام وسائط الاتصال المتطورة، مشيدا بالدعم الذي قدمه مدير إدارة التخطيط والمتابعة في المؤسسة الشيخ عبدالله بن راشد آل خليفة لهذا المشروع، منوها بتعاون الجهاز المركزي للمعلومات ممثلا بمدير عام تقنية المعلومات في الجهاز الشيخ سلمان بن محمد بن عبد الله آل خليفة.

«مايكروسوفت»: النظام يسهم

في رفع الإنتاجية

وقدَّر مدير القطاع العام لخدمة العملاء في شركة مايكروسوفت الخليج - البحرين أحمد السوافيري تدشين المشروع، قائلا: «إن البرنامج الجديد ساعد المؤسسة العامة للشباب والرياضة على تسهيل فاعلية التعاون بين الموظفين وزيادة كفاءتهم في إتمام جميع مهماتهم باقتدار من حيث تغير نمط عملهم وتحسين طرق التواصل فيما بينهم، ما يساهم في زيادة التعاون بين المجموعات ورفع الإنتاجية».

من جهته صرح المستشار التقني في شركة مايكروسوفت الخليج - البحرين، محمد محمود، أن أكثر ما يميز التكنولوجيا الجديدة المستخدمة لموظفي «المؤسسة العامة» هي نقلهم من مستوى العمل التشغيلي إلى مستوى جديد في تكنولوجيا المعلومات، وتتمثل فائدة برنامج أوفيس كوميونيكاشن سيرفر 2007 “Office Communications Server 2007” في وجود الوعي بالبرامج وسهولة التواصل بينه وبين باقي أنظمة وبرامج مايكروسوفت أوفيس “Microsoft Office System”.

ومن ناحيته، أكد مدير منطقة البحرين في شركة نورتل الخليج ممدوح إسماعيل أن تحالف مايكروسوفت لخدمات الاتصالات الإبداعية يقدم لعملائه من الشركات حلول اتصالات موحدة مميزة ومختلفة تماما عن أي حلول أخرى متاحة في الأسواق.

وأضاف أنه «مقارنة بغيرها من اللاعبين الأساسيين في هذه الصناعة، تقدم نورتل حلولا من مخدم مايكروسوفت للاتصالات المكتبية OCS، ومع الحلول المكتبية المتقاربة، فإن نورتل تقدم منتجات وخدمات اتصالات موحدة مبنية على قاعدة مخدم الاتصالات المكتبية للشركات والمؤسسات، إذ توفر نورتل الخدمات والمعدات الأولية للعملاء، إضافة إلى خدمات الإدارة وحلول الناقل المستضاف».