حققت المؤسسة العامة للشباب والرياضة نجاحات ملحوظة خلال العهد الزاهر لعاهل البلاد المفدى حضرة صاحب الجلالة الملك حمد بن عيسى آل خليفة انسجاما مع رؤى وأهداف المجلس الأعلى للشباب والرياضة برئاسة ولي العهد الأمين صاحب السمو الملكي الأمير سلمان بن حمد آل خليفة مما انعكس بصورة إيجابية على الخدمات الموسعة التي تقدمها المؤسسة للقطاعين الشبابي والرياضي.

وقطعت المؤسسة العامة للشباب خطوات كبيرة على طريق التفاعل الإيجابي مع الرؤية الاقتصادية - البحرين 2030 التي تركز على الارتقاء بمخرجات العمل في مختلف الدوائر الحكومية وتقديم أفضل الخدمات للجهات المتعاملة معها على نحو يصب في إثراء العملية التنموية في المملكة على كل الأصعدة... وفي هذا الإطار جاء حصول المؤسسة العامة للشباب والرياضة على شهادة الجودة العالمية (الآيزو 9001:2008)، وجائزة أفضل وزارة متطورة إلكترونيا لتؤكد سلامة نهج المؤسسة على صعيد تطوير العمل الإداري.

شهادة الجودة العالمية

وأصبحت المؤسسة العامة للشباب والرياضة أول هيئة حكومية بحرينية وأول هيئة شبابية ورياضية خليجية تنال شهادة الجودة العالمية (الآيزو 9001:2008) وذلك على ضوء الإجراءات الكثيرة التي اتخذتها المؤسسة في إطار تحديث أنظمة تطبيق الجودة ومواءمتها مع المعايير العالمية الحديثة التي ترتكز على فهم متطلبات العميل وتحقيق التميز والكفاءة والنوعية في الخدمات المقدمة وصولا إلى تحقيق رضا العملاء، علما أن المؤسسة العامة للشباب والرياضة كانت قد نجحت في الحصول على شهادة (الآيزو 9001:2001) العام 2004 وكانت وقتها أول جهة شبابية رياضية خليجية تحصل على تلك الشهادة.

وأكد مدير إدارة التخطيط والإعلام الرياضي بالوكالة في المؤسسة العامة للشباب والرياضة عبدالرضا الموسوي أن المؤسسة حرصت على الاستجابة الفعالة لمتطلبات الجودة وتحقيق أهداف البرامج وذلك من خلال إجراء تطوير شامل لإجراءات الجودة المتبعة داخل المؤسسة إلى جانب الارتقاء بقدرات الكوادر البشرية العاملة في مجال إدارة الجودة، لافتا إلى أن كل تلك الإجراءات أثمرت عن تحسين الأداء الوظيفي وتسهيل وتسريع الإجراءات والمعاملات الرسمية والتواصل بين مختلف إدارات وأقسام المؤسسة مما انعكس إيجابيا على الخدمات المتعددة التي تقدمها المؤسسة لعملائها من اتحادات رياضية وأندية وطنية ومراكز شبابية.

وقال الموسوي: «إن المؤسسة عملت على إعداد إجراءات الجودة الخاصة بالتدريب وتحديد الكفايات الوظيفية وفق نظام الجودة العالمي، وإعداد إجراءات الجودة الخاصة بالمشتريات وإعداد إجراءات نظام إدارة الجودة الأساسية، وإنشاء أنظمة إدارية لمعالجة شكاوي العملاء وقياس رضاهم، وعمل نظام إداري للتدقيق الداخلي للجودة، وإعداد وتقديم دورة تدريبية لفريق التدقيق الداخلي بالمؤسسة، وتقديم برامج توعية خاصة بالإدارات للتعريف بإجراءات الجودة، وعقد دورة تدريبية للإدارة العليا والمدراء حول إدارة الجودة، فضلا عن إعداد برنامج تقييم شهري للعمل في المؤسسة لتعزيز الإيجابيات وتلافي السلبيات إن وجدت، إلى جانب تحديد الاحتياجات التدريبية للموظفين والعمل على تقييم الدورات التدريبية ومعرفة مدى جدواها».

وأكد الموسوي أن اختيار نظام (الآيزو) من بين الكثير من الأنظمة العالمية يأتي لكونه النظام الأكثر انتشارا في العالم ولما يحويه من معايير دقيقة في مجال الجودة تعمل المؤسسة على تطبيقها وفق خطط واليات معينة ترتكز على فهم متطلبات العميل وتحقيق التميز والكفاءة والنوعية في الخدمات المقدمة وصولا إلى رضا العملاء.

وأوضح أن معادلة تطبيق نظام الجودة اشتملت على تشكيل لجنة تطوير الجودة التي تعمل على رسم السياسات الكفيلة بالوصول إلى درجة الإبداع في تقديم الخدمات ولجنة إدارة الجودة التي تركز على التطوير إلى جانب فرق الجودة التي تضم موظفين يمثلون الإدارات المختلفة في المؤسسة تنحصر مهمتهم في التأكد من تطبيق نظام الجودة لافتا إلى أن اختيار الموظفين أنفسهم لهذه المسألة يتوافق مع مفهوم «KAIZEN» الياباني الذي يركز على أن عملية التطوير تنبع من داخل المؤسسة وأثبت هذا الأسلوب نجاحا متميزا في المؤسسات والشركات التي طبقته.

وأشار الموسوي إلى أن التفاعل بين لجنة التطوير والإدارة العليا وفرق الجودة أثبت جدواه وافرز مجموعة من الآليات لتطوير تطبيق النظام والهادفة إلى منع حدوث الأخطاء وتقليل كلفة الإنتاج والعمل وتسريع عملية الرد على العملاء، وتطوير كفاءة ودقة العمل مبينا انه تم في هذا السياق إعداد نماذج الأعمال (الإجراءات) الخاصة بكل إدارة مع مراعاة السهولة في الفهم والتدقيق وتحديد المهمات والمسئوليات والعملاء لكل إجراء، إلى جانب تحديد مؤشر لقياس الأداء لكل إجراء، وتحديد كيفية حفظ الوثائق الناتجة عن الإجراء.

وشدد الموسوي على أن المؤسسة العامة للشباب والرياضة لا تعمل فقط على تطبيق نظام الجودة وإنما تسعى بذات الوقت إلى تحقيق الامتياز في هذا الشأن من خلال العمل على ثلاثة محاور أساسية تتعلق بمنح الثقة للعملاء بخدمات المؤسسة ورفع كفاءة الموظفين وصولا إلى السيطرة على الموردين.

أفضل وزارة متطورة إلكترونيا

وتمكنت المؤسسة العامة للشباب والرياضة من إحراز جائزة التميز للحكومة الإلكترونية عن أفضل وزارة متطورة إلكترونيا وذلك في تجسيد حقيقي لالتزام المؤسسة باستراتيجية مملكة البحرين لتشييد البنية التحتية لمشروع الحكومة الإلكترونية.

وأكد رئيس قسم تقنية المعلومات في المؤسسة العامة للشباب والرياضة نواف عبدالرحمن سعي المؤسسة المتواصل إلى الاستجابة لمتطلبات تنفيذ برامج الحكومة الإلكترونية وتحقيق أهداف البرامج وذلك من خلال إجراء تطوير شامل للبنية التحتية الإلكترونية داخل المؤسسة وأنظمة الآمن والحماية التقنية والأنظمة الإلكترونية المستخدمة إلى جانب الارتقاء بقدرات الكوادر البشرية العاملة في مجال تقنية المعلومات، لافتا إلى أن كل تلك الإجراءات أثمرت عن تحسين الأداء الوظيفي وتسهيل وتسريع الإجراءات والمعاملات الرسمية والتواصل بين مختلف إدارات وأقسام المؤسسة مما انعكس إيجابيا على الخدمات المتعددة التي تقدمها المؤسسة لعملائها من اتحادات رياضية وأندية وطنية ومراكز شبابية.

وأشار عبدالرحمن إلى أن تطوير البنية التحتية الإلكترونية في المؤسسة جاء بالتعاون مع شركات عالمية متخصصة قامت بمعالجة الجوانب السلبية في الأنظمة المعمول بها سابقا وخلق بنية تحتية متطورة ساهمت في تطوير جميع الأنظمة الإلكترونية المعمول بها في الإدارات والأقسام المختلفة وتفعيل وتسريع الأداء الوظيفي وخدماتها المختلفة إلى جانب تعزيز قدرات الموظفين في إنجاز المهمات والإعمال المناطة بهم على الوجه الأكمل.

وأوضح أن المؤسسة تبنت أنظمة امن وحماية تقنية متطورة لحماية الأجهزة والأنظمة الإلكترونية من الاختراق مثل نظام «الجدار الناري (fire wall) إلى جانب حماية وتشفير المعلومات المتداولة بين المؤسسة والإدارات والأقسام الخارجية بواسطة نظام التشفير (encryption) كما تم وضع أنظمة حماية متخصصة للبريد الإلكتروني ونظام الاتصال الموحد إلى جانب تطوير أنظمة الحماية من الفيروسات.

وبخصوص الأنظمة الإلكترونية الجديدة التي تم تطبيقها في المؤسسة في الفترة الماضية قال عبدالرحمن: «إننا نفخر بكون المؤسسة العامة للشباب والرياضة هي الجهة الأولى في منطقة الشرق الأوسط التي تبادر إلى تطبيق نظام الاتصالات الموحد عن طريق ربط أنظمة شركتي (نورتل) و(مايكروسوفت)، إذ يعمل النظام على تطوير وسائل الاتصال والتخاطب بين العاملين في المؤسسة بما ينعكس بصورة إيجابية على جودة العمل وتسريع إنجاز المعاملات المختلفة، ويسهم النظام في توفير الوقت والجهد المبذول في التخاطب بين الأفراد العاملين في المؤسسة ويجعل الموظف في حالة اتصال دائمة مع محيطه الوظيفي، كما أن هذا النظام يمنح المديرين ورؤساء الأقسام متابعة سير العمل في إداراتهم وأقسامهم بصورة مباشرة عبر جهاز الحاسب الإلكتروني، كما يسهم النظام الجديد في تقليص النفقات المترتبة على الاتصالات الهاتفية في المؤسسة».

وأوضح رئيس قسم تقنية المعلومات أن مشروع نظام الاتصالات الموحد يعمل على تطوير أنظمة الاتصال المتنوعة الموجودة أصلا في المؤسسة وهي البدالة والبريد الإلكتروني إلى جانب إيجاد أنظمة اتصال جديدة هي نظام الاتصالات المكتبية (Microsoft Office Communications Server) ونظام الرسائل الموحدة (Microsoft Unified Messaging) ومن ثم تم العمل على ربط جميع تلك الأنظمة في نظام الاتصالات الموحد الذي يجمع جميع الأنظمة السابقة تحت مظلة واحدة لتقديم حزمة من خدمات الاتصال الإلكترونية المتطورة التي سيستفيد منها العاملون في المؤسسة.

وأضاف أن المؤسسة قامت بشراء خوادم متطورة مع أنظمة تخزين مركزية وبسرعة اتصال عالية بين الخوادم وأنظمة التخزين مما انعكس بفعالية على سرعة إنجاز المعاملات، كما عملت المؤسسة على وضع لوائح خاصة لتقنية المعلومات وتوعية الموظفين بقواعد استخدام الأجهزة والأنظمة الإلكترونية بما يتماشى مع أنظمة ولوائح ديوان الخدمة المدنية.

وفي معرض حديثه عن تطوير الكوادر البشرية العاملة في قسم تقنية المعلومات أكد عبدالرحمن أن الارتقاء بالعنصر البشري يشكل أولوية في استراتيجية عمل المؤسسة العامة للشباب والرياضة، معربا عن فخره بالكوادر الوطنية المتميزة العاملة في المؤسسة، لافتا إلى أنه تم إشراك الموظفين العاملين في مجال تقنية المعلومات في الكثير من الدورات التدريبية المتخصصة في محاور مختلفة مثل الشبكات الإلكترونية،الخدمات الإلكترونية، والأمن والحماية الإلكترونية، كما حرصت المؤسسة على التعاقد مع إحدى الشركات الكبرى لإيفاد خبرائها للعمل في المؤسسة لفترة مؤقتة جنبا إلى جنب مع موظفي المؤسسة مما ساهم في تعزيز خبراتهم وقدراتهم المهنية.

وكشف عبدالرحمن عن وجود خطة مدروسة تتضمن برامج ومشاريع متعددة لتطوير وتعزيز التطور الإلكتروني في المؤسسة قائلا: «تم حديثا الشروع في تنفيذ بوابة المؤسسة الإلكترونية وهي عبارة عن موقع إلكتروني تفاعلي شامل يتيح الفرصة للمتعاملين من داخل وخارج المؤسسة الحصول على خدمات إلكترونية متعددة، كما تعتزم المؤسسة تبني جملة مشاريع لتحويل الإجراءات والمعاملات الرسمية إلى النظام الإلكتروني، إذ قمنا حديثا بطرح مناقصة لتطبيق نظام إدارة المراسلات إلكترونيا كأول مشروع من ضمن مشاريع تحويل المعاملات إلى النظام الإلكتروني».

وختم رئيس قسم تقنية المعلومات تصريحه بالقول: «إن المؤسسة ستقوم بوضع نظام جديد لإدارة خدمات تقنية المعلومات داخل المؤسسة وهو يتيح لموظفي المؤسسة تقديم طلبات الخدمة بصورة إلكترونية، كما ستقوم المؤسسة بإشراك جميع الموظفين العاملين فيها إلى دورة متخصصة للحصول على الرخصة الدولية لقيادة الكمبيوتر (IDSL)، بالإضافة إلى دورات متقدمة في برامج (OFFICE) بحيث تؤدي تلك الدورات إلى تعزيز المهارات والقدرات الإلكترونية لموظفي المؤسسة بما يمكنهم من حل المشكلات البسيطة التي تواجههم في الحاسب الآلي دون الرجوع إلى المتخصصين وهو ما يسهم في توفير الجهد والوقت.