بتنظيم من معهد البحرين للتنمية السياسية وبالتعاون مع المعهد الوطني الديمقراطي، اختتمت حديثا ورشة «اتصالات العضو في المجلس البلدي» في بلدية المنطقة الجنوبية، وقدمتها مدير أول مقيمة للمعهد الوطني الديمقراطي في الشرق الأوسط وشمال إفريقيا ستيسي هاج.

وتضمنت الورشة عددا من المحاور الرئيسية؛ عملية وضع إستراتيجية مؤثرة لعلاقة العضو، وخدمة الناخبين من خلال مكتب المنطقة وعملية الرد على مشكلات المنتخبين.وتم في الورشة مناقشة آلية عمل وضع خطة الإستراتيجية التي يجب على المنتخبين أن يخططوا من خلالها أولوياتهم وعلاقتهم بالناخبين، من خلال قيام المجلس بتعريف أهدافه ثم يتم وضع الأغراض التي تتناسب مع تلك الأهداف، إضافة إلى تطوير الخطط بما يتماشى مع وضعه مع تحديد قوائم بالأهداف المطلوب تحقيقها وتوضيح مسئوليات الشخص المكلف بها.

كما تضمنت الورشة أهمية إبراز مكتب العضو في المنطقة في خدمة الناخبين من خلال توضيح مهمة موظف المكتب في الرد على الاتصالات وتحضير الناخبين للتواصل بالدوائر الحكومية وعمل الاجتماعات وطلبات الناخبين وتنظيم أخبار العضو ونشرها في الصحف، إضافة إلى توضيح عمل الاستبانات.

وتطرقت الورشة إلى كيفية تنظيم اجتماعات العضو وتعريف المشاركين بالخطوات الضرورية اللازمة قبل وأثناء وبعد الاجتماع، من حيث اختيار المكان المناسب وحجز القاعة وترتيب المقاعد والقيام بتجهيزات الإعلان والتأكد من وصوله إلى وسائل الإعلام المختلفة ومعرفة المشاركين المحتملين ومشكلات المنطقة التي سيتم فيها الاجتماع، واستدعاء مسئولي المنطقة والمنظمات غير الحكومية ودعوة الإعلاميين وإرسال المعلومات إلى وسائل الإعلام المختلفة. وخلال الاجتماع يجب العمل على تسجيل الحضور الإعلامي وإعداد وتحرير الخبر الصحافي وتوزيعه على جميع وسائل الإعلام، إضافة إلى تسجيل أسماء الحضور مع ذكر عناوين الاتصال. أما بعد الاجتماع فأوضحت هاج أن من الضرورة أن يتم استدعاء الصحافيين الذين حضروا الاجتماع وإعطاؤهم أية معلومات أو استفسارات قد يطلبونها وتزويدهم بصور الاجتماع.

وفي النهاية تم تقسيم المشاركين إلى مجموعات لتنفيذ بعض البرامج العملية.