اختتم الملتقى الإقليمي التاسع للإداريين وموظفي السكرتارية للقيادات أعماله اليوم الخميس (8 مايو / أيار 2014) والذي عقد تحت رعاية وزير وزارة التنمية الاجتماعية فاطمة محمد البلوشي، بعقد 3 ورش عمل، وكان عنوان ورشة العمل الأولى مهارات التواصل الفعالة للسكرتارية قدمتها منى الزايد، استشاري التدريب والفعاليات، وعنونة ورشة العمل الثانية بترتيب الأولويات وإدارة ضغوط العمل وتقدمها قدمتها ليلى الملا رئيسة قسم إلزام التعليم بوزارة التربية والتعليم، فيما عقدت ورشة العمل الثالثة بعنوان الأساليب المتميزة لحل المشاكل الإدارية وتقدمها قدمتها الأستاذة الموسوي مستشارة تطوير وظيفي ومدرب إداري.
وقالت منى الزايد استشاري التدريب والفعاليات، خلال ورشة عمل مهارة التواصل الفعالة للسكرتارية أن تحقيق الاتصال بفاعلية من أكثر المهارات أهمية لكل فرد في عمله والحياة بصفة عامة، فلا يمكن تحقيق شيء دون اتصال جيد. وأضافت: "إن الاتصال هو الذي يجمع أطراف المجتمع ببعضها، وبدونه نكون أفراداً نعتمد فقط على تجاربنا الذاتية لتعيننا على شؤون الحياة، فالمقدرة على تحقيق الاتصال وتمرير الأفكار والتجارب والمشاعر هي التي أدت إلى تطوير البشرية". وقدمت الزايد ورشة عمل حول مهارة التواصل الفعالة، أكدت فيها أن من أبرز عناصر الاتصال الفعال أن يكون الفرد كن مبادرا وابدأ الحوار مع الآخرين، ويراقب تعبيرات الوجه, لغة وحركات الجسم, ونبرة الصوت أثناء حديث الآخرين، وواسع الأفق و أن يتفهم وجهة نظر الآخر.
وقالت رئيسة قسم إلزام التعليم بوزارة التربية والتعليم، ليلى الملا، خلال ورشة عمل ترتيب الأولويات وإدارة ضغوط العمل، إن ضغوط العمل تتنوع في منظمات اليوم وتتشكل حسب المهمة المكلف بها الموظف، وهي تأخذ ابعاد نفسية وأبعاد نفس جسمية وأبعاد إدارية واجتماعية تؤثر على أداء الموظف وبالتالي المنظمة وقدرتها على أداء رسالته ورؤيتها وتحقيق أهدافها الاستراتيجية والمرحلية والإجرائية، مؤكدة أن توفير بيئة عمل جاذبة والحد من هذه الضغوط هي مسؤولية جماعية لكل عناصر المنظمة. وأضافت: "اليوم في ظل التطور الكبير في مجال ممارسة السكرتارية وعلوم التنمية البشرية وعلوم العقل وإدارته وعلوم النفس الإداري او ما يعرف بعلم النفس التنظيمي وتطبيقات البرمجة اللغوية العصبية في المجال الإداري توفرت لدى المختصين في مجال الإدارة أدوات فعالة تساعد في التغلب على هذه الضغوط.
وأشارت إلى أن المفهوم العلمي لضغط العمل هو تفاعل بين الدوافع والمنبّهات الموجودة في البيئة الخارجية، وبين الاستجابة الفردية لها بأشكال تحدّدها معالم الطباع والشخصية، وهذا يعني أن مستوى الشعور بضغوط العمل وانعكاساتها، يتفاوت من شخص لآخر وذلك بحسب كفاءته وطبيعته وموقعه في المؤسسة. وذكرت أنه من أسباب الضغوط عدم تناسب كمية العمل أو نوعيته قدرات الموظف، وعدم تعاون الموظفين، وضغط الرئيس أو رب العمل على الموظف وسوء العلاقة بين الموظف والإدارة، وعدم تحديد مسئوليات الموظف، وتداخل الاختصاصات والمسئوليات، ونقص الكفاءة والخبرة، الضغوط النفسية الخارجية، وأساليب التقييم ومنح الحوافز. وأشارت إلى أن ذلك يتسبب بانخفاض في مستوى الإنتاج، وظاهرة الغياب أو التأخير أو التهرب من قبل العاملين، والإصابة بالتعب والملل والإعياء أو المرض، وانخفاض في مستوى التركيز لدى الموظف مما يؤدي إلى كثرة الأخطاء، والتخبط في القرارات والفوضى داخل المنشأة، والنزاعات الشخصية والجماعية في بيئة العمل، وكثرة الاستقالات وطلب الانتقال إلى أماكن أخرى. وأفادت بأن هنالك عدت أمور للتغلب على الضغوط من بينها تنظيم اوقات النوم، ومحاولة النوم مبكرا والنهوض باكرا، وعمل تمارين رياضية تساعد على استرخاء العضلات، ومواجهة المشاكل بموضوعية دون تجاهل لها او تضخيم، والتدرب على ادارة الوقت وذلك بتحديد الأولويات والاهداف.
وذكرت وسيلة الموسوي مستشارة تطوير وظيفي ومدرب إداري في ورشة عمل الأساليب المتميزة لحل المشاكل الإدارية بأن المشكلة هي عبارة عن وضع صعب يكتنفه شيء من التعقيد والغموض، وليس له حل واضح وبسيط، وفي عالم الإدارة تمثل المشكلة معوقاً أو حاجزاً يحول دون تحقيق الأهداف المطلوبة بكفاية وفاعلية. ويمكن النظر للمشكلة الإدارية على أنها فجوة بين مسـتوى الإنجاز المتوقع والإنجاز الفعلي أو على أنها انحراف في الأداء عن معيار محدد مسبقاً. وأشارت إلى أن المشكلات الإدارية ليست مقصورة على فئة من المديرين دون غيرهم، فجميع المديرين في المستويات التنظيمية المتعددة وفي مجالات العمل المخـتلفة يواجهون العديد من المشـكلات المتنوعة التي تتصف في الغالب بالتعقيد لأن الظواهر الإدارية نفسها معقدة في تركيبها ولا تخضع في معظمها للتقنين والحل الموحد. وأضافت: "نستخلص من ذلك انه لا توجـد طريقة واحدة مثلى لمعالجة المشكلات الإدارية، إلا في حالات نادرة تتسم فيها المشكلات بالبساطة والوضوح، وتكون في الغالب من الأمور الروتينية والتي تحكمها قواعد وإجراءات محددة وروتين واضح ودقيق، وكل ما يحتاجه القائد الإداري في مثل هذه الحالات هو أن يرجع للأنظمة واللوائح والقواعد المعمول بها أو إلى أدلة إجراءات العمل أو إلى الحلول التي تمت بواسطتها معالجة قضايا سابقة مماثلة".
وفي ختام الورش قام الأمين العام للملتقى الإقليمي التاسع للإداريين وموظفي السكرتارية للقيادات فهد إبراهيم الشهابي بمعية رئيسة جمعية السكرتارية البحرينية شهلاء إصبعي بتسليم الشهادات للمشاركين في الورش التدريبية. كما ودعاهم لتكرار اللقاء في الملتقى الإقليمي العاشر للإداريين وموظفي السكرتارية للقيادات.
