انتهت وزارة الأشغال والإسكان أخيرا من إنجاز خطة متكاملة للتطوير الإداري وصوغ آلية متكاملة للتطبيق تعتمد على نظام إدارة الأداء وتهدف إلى تطوير نمط العمل في الوزارة لتصبح «مؤسسة ذات توجه استراتيجي» أسوة بالمؤسسات والإدارات الناجحة في الكثير من البلدان المتقدمة.

واتبعت الوزارة نمطا من خلال خطة التطوير الإداري منذ بداية العام الجاري، يستجيب إلى الضغوط الكبيرة الواقعة على خدمات المؤسسات العامة والنمو المطرد في الطلب إذ لم يعد النمط البيروقراطي التقليدي كافيا، إذ تحتاج الإدارة إلى تطوير منهجيات وعمليات تساعد على التميز، وتوفر منهجية الإدارة الاستراتيجية بديلا يتحدى الأنماط التقليدية من خلال إطلاقها الطاقات اللازمة لتحقيق الأداء المتميز.

وطورت الوزارة هيكلية متكاملة تعتمد على منهجية الإدارة الاستراتيجية بحيث تكون العمود الفقري لتطبيق أساليب إدارة الأداء والتميز في تقديم الخدمات وتحسينها بشكل مستمر. وتم ضمن هذا الإطار اعتماد منظومة «لوحة التحكم المتوازنة» كأداة للقياس وربط الأهداف بالاستراتيجية وإدارة التغيير وتقييم النتائج.

خطة التطوير الإداري

وجاءت خطة التطوير الإداري لتشمل مراجعة لبيئة الوزارة ومهماتها وهيكليتها وأنظمتها وثقافتها ونمط القيادة ومناخ العمل في وحداتها ونوعية المهارات والقدرات فيها وسياسة الأفراد والحوافز والأداء الفردي والمؤسسي. كما تم تحليل وظائف الوزارة وتحليل تقديم الخدمات وطرق إشراك القطاع في ذلك وإعداد التوصيات عن الطرق والأساليب التي من شأنها توسيع تقديم الخدمات وتحسينها وزيادة فعالية كلفتها.

وتم من خلال الخطة تحديد الوظائف اللازمة للوزارة وتصميم هيكلية جديدة متماشية مع رسالة الوزارة ورؤيتها ومتطلبات البيئة الحكومية في البحرين ومتلائمة مع احتياجات أعمال الوزارة ومتطلبات الجهات المستفيدة.

كما تضمنت الهيكلية الجديدة المقترحة للوزارة قطاعات شئون الطرق وشئون الصرف الصحي ومشروعات البناء والصيانة وشئون الإسكان والخدمات الفنية (بما فيها هندسة الكلف، هندسة المواد، تقنية المعلومات) والموارد البشرية والمالية.

وشملت محاور الخطة مراجعة دورة المشروعات المختلفة وتمديد مراحلها وتوثيق إجراءاتها تأمينا لمتطلبات إدارة الجودة وإعداد التوصيات بشأنها بما يتعلق بتعزيز مرحلة تخطيط المشروعات وتنظيم المشروعات وإدارة الجودة والأداء وإدارة المخاطر وإدارة عمليات المشروعات.

كما شملت الخطة كذلك مراجعة سياسات وأنظمة الموارد البشرية وإعداد سياسة جديدة مستمدة من توجيهات ديوان الخدمة المدنية في تحديث إدارة الموارد البشرية في المؤسسات الحكومية واستخدام منهجيات إدارة الجودة وإدارة الأداء. وتم إعداد التوصيات عن دور ومفهوم جديد لإدارة الموارد البشرية وتوزيع وظائف شئون الموارد البشرية بين إدارة الموارد البشرية في الوزارة والمديرين التنفيذيين. وشملت التوصيات مهمات الاختيار والتوظيف والحوافز وإدارة الأداء وإدارة التدريب وإدارة المكافآت ومشاركة الموظفين في اتخاذ القرارات. وتشمل محاور الخطة بالإضافة إلى ذلك مراجعة شئون الإسكان من حيث المهمات والهيكلية والإنجازات ونقاط القوة والضعف ومراجعة استراتيجية الإسكان لأفق العام 2022 وتحديد أهداف ومبادرات قطاع الإسكان.

خطة التطبيق

يعتمد النجاح في تحقيق نتائج مهمة وملموسة في العمل الإداري على إعداد خطة تطبيق متكاملة تشمل آليات حديثة في صوغ الاستراتيجية وتنفيذها من خلال تحديد الأهداف والمقاييس وتقييم النتائج بشكل دوري. وفي هذا الصدد فقد حددت خطة التطوير الإداري التي جاءت نتاج جهود مكثفة على مدى عدة أشهر وبمساهمة الشركة الاستشارية المتخصصة «تيم إنترناشيونال» القيم الأساسية في الوزارة وهي العوامل الدافعة للسلوك الفردي والمؤسسي بحيث يقوم كل قسم بربط مقاييس الأداء لديه بهذه القيم. كما تم تحديد مبادئ النمو والتطوير في الوزارة وهي المرتكزات الاستراتيجية التي تدعم جهود الوزارة لتحسين مساهمتها في التنمية الوطنية. وتم صوغ هذه المبادئ اعتمادا على رسالة الوزارة ورؤيتها والمبادرات الاستراتيجية التي صدرت عن خطة التطوير الإداري.

وستتم خلال العام 2004 إتباع جميع الخطوات التحضيرية لتطبيق الخطة وتشمل تنفيذ برنامج لتوعية وتدريب المديرين على المنهجية الجديدة الإدارة الاستراتيجية وإدارة التغيير وقياس الأداء و«لوحة التحكم المتوازنة»، بالإضافة إلى إعداد فريق العمل الداخلي في الوزارة وتنظيم التطبيق وتحديد لكل قطاع من قطاعات العمل في الوزارة الرؤية والرسالة وموضوعات التحسين المحورية التي ينبغي القيام بها وكذلك تحديد الأهداف لكل قطاع وإدارة وقسم.

كما أنه في بداية العام 2005 وعلى مدى دورة سنة كاملة سيتم تطبيق نظام الأداء تبعا للخطوات الآتية: تصميم خريطة الأهداف، وهي الخريطة التي تبين الرابط بين الأهداف على شكل سبب ونتيجة وعلى المحاور المحددة في لوحة التحكم المتوازنة للوزارة، وتحديد مؤشرات الأداء وهي المقاييس التي يتم اختيارها لتحقيق الأهداف الموضوعة، وتوجيه جميع قطاعات وإدارات وأقسام الوزارة باتجاه الاستراتيجية العامة للوزارة من خلال ترجمة الأهداف والمقاييس على مستوى كل قطاع وإدارة وقسم، وإيصال الاستراتيجية إلى جميع العاملين في الوزارة من خلال أدوات الاتصال والتوعية المختلفة والتدريب.

خلفيات الخطة

مرت الوزارة خلال السنوات الماضية بتغيرات كثيرة في دورها ومهماتها، وكان عليها أن تتأقلم مع هذه التغييرات لإعادة بناء هيكلتها وبنيتها المؤسسية وأنظمتها بشكل فعال وبما يتلاءم مع دورها ومهماتها، كي تتمكن من الاستجابة للضغوط الكبيرة الناتجة عن المشروعات الحكومية والخدمات التي يتطلبها المجتمع، والتي تتزايد بشكل مطرد. لهذا قامت الوزارة بمراجعة استراتيجية شاملة بهدف إجراء تطوير جذري لأوضاعها لتتمكن من تقديم خدماتها للمجتمع بالشكل الأمثل. وهدفت هذه المراجعة إلى تحديد الوسائل المطلوبة لتحسين الأداء من خلال تحسين نوعية الخدمة والتركيز على الجهات المستفيدة، وتصميم هيكلية فعالة وتحسين أنظمة والأساليب الإدارية.

كما هدفت المراجعة إلى تكيف الوزارة مع متطلبات المصلحة العامة بما في ذلك المساهمة في التنمية الاقتصادية في البحرين وتطوير القدرات لتقديم الخدمات بطرق مرنة وجديدة