انتهت إدارة نظم المعلومات الإدارية في ديوان الخدمة المدنية من تطوير نظام متابعة المعاملات (QIDS) وذلك بتحويله من نظام (Access) إلى نظام المعلومات الإدارية للموارد البشرية (Horizon) الذي يتم من خلاله حفظ البيانات وإمكان الإطلاع عليها طباعة التقارير.

وقال مدير الإدارة أديب حسن المطوع إن برنامج المتابعة المعمول به في ديوان الخدمة المدنية هو نظام آلي لتسجيل ومتابعة المعاملات التي ترسلها الوزرات سواء عن طريق البريد العادي أو عن طريق سير العمل الإلكتروني (Workflow)، إذ يتم تحديد الوقت لإنجاز كل خدمة.

وأضاف أنه «بعد إنجاز المعاملة تتم مخاطبة الوزارة المعنية بانتهاء إجراءات المعاملة المطلوبة أو انه تم رفضها بحسب الإجراءات والأنظمة المتبعة (...) وللخدمات التي لم يتم إنجازها في الوقت المحدد تظهر في تقرير خاص يحدد هذه الخدمات، وان على الإدارة المعنية ذكر الأسباب التي على أساسها لم يتم إنجاز الخدمة في الوقت المحدد لها».

وأوضح المطوع «أنه من خلال هذا النظام يتم وضع الخطط والبرامج أو تعديل مسار الخدمة حتى لا يتكرر حدوث عدم إنجاز الخدمات مرة ثانية» مبيناً ان الاستفادة الأساسية عند تطوير البرامج لكي يعمل مع قاعدة البيانات التي يستند إليها نظام المعلومات الإدارية للموارد البشرية هو عدم تكرار إدخال البيانات، إذ إن البيانات التي ترسل بشكل الكتروني يتم تسجيلها مباشرة في هذا النظام للمتابعة.

وأشار إلى أن الإدارة العليا ومديري إدارات ديوان الخدمة المدنية يتتبعون أعمال إداراتهم عن طريق هذا النظام وتتم كذلك معرفة ما تم إنجازه سواء بحسب الإدارة أو القسم أو الموظف