العدد 3037 - الأربعاء 29 ديسمبر 2010م الموافق 23 محرم 1432هـ

لا موازنات سنوية ومخالفات كوبونات وقود بـ «التنمية السياسية»

«المعهد» أقر بمخالفات الإدارة السابقة

انتقد تقرير ديوان الرقابة المالية افتقار معهد البحرين للتنمية السياسية لموازنة سنوية يوزع من خلالها الموازنة السنوية المعتمدة له في الموازنة العامة للدولة وفقاً لاحتياجات الإدارات والأقسام خلال السنة المالية، ما يؤدي لإرباك عملية الصرف منها وإضعاف الرقابة على المصروفات.

وعزا المعهد ذلك إلى حداثة تأسيسه، وعدم اكتمال وضع الخطط والبرامج التدريبية المعتمدة على الاحتياجات المجتمعية التي تبنى الموازنة على أساسها، ولأنه لم تكن هناك موازنة مرصودة بشكل محدد في الأعوام الأولى من إنشاء المعهد يستطيع بناء رسم الموازنة عليها، وكانت أمور المعهد تُسير من خلال سلفة مالية اقترضها الديوان الملكي تصرف على الأمور الضرورية جداً لاحتياجات المعهد.

وبين الديوان أن لجنة المشتريات بالمعهد تتألف من المدير التنفيذي ورئيس الشئون المالية ومنسق البرامج لمكتب المدير التنفيذي، وذلك من دون الاستناد إلى قرار رسمي من مجلس الأمناء بتشكيل اللجنة وتحديد صلاحياتها.

ومن جهته، أوضح المعهد أن مجلس الأمناء لم يكن يعلم بهذه اللجنة التي تم تشكيلها من قبل المدير التنفيذي السابق، الذي عدل صلاحيات المدير التنفيذي ومنحه سلطة تشكيل لجان لهذا الغرض، وكان عليه أن يعلم مجلس الأمناء بذلك، الأمر الذي لم يفعله.

كما أشار إلى أن مجلس الأمناء لم يكن على علم بتفاصيل تشكيل هذه اللجنة ومستوى أعضائها، ولم يخطر بتشكيلها ليتسنى له مراقبة أدائها. وفيما يتعلق بأنظمة الرقابة الداخلية الخاصة بعمليات الشراء، انتقد ديوان الرقابة عدم إصدار الشئون المالية بالمعهد طلبات شراء معتمدة لمعظم المعاملات، إذ تُطلب المشتريات مباشرة وبصورة شفوية من المورد، الأمر الذي يؤدي إلى عدم ضبط المشتريات في حدود الموازنة المتوافرة، إضافة إلى احتمال طلب أو تسلم مواد أو خدمات غير لازمة أو مصرح بها لتسيير أعمال المعهد.

ولفت الديوان كذلك إلى عدم وجود مستندات تستلم البضاعة أو ما يفيد بذلك مع المستندات الخاصة، الأمر الذي قد يضعف الرقابة على عملية تسلم المواد أو الخدمات.

ولاحظ الديوان كذلك عدم ختم بعض الفواتير بختم «دفع» عند صرف مبالغها، الأمر الذي قد يؤدي إلى سداد مبالغ الفواتير أكثر من مرة بسبب عدم وجود ما يبين أنها قد سددت سابقاً، كما وأن عدم ختم الفواتير يتعارض مع إجراءات الرقابة الداخلية المتعارف عليها.

ومن جهته، أشار المعهد إلى أن ملاحظات الديوان بهذا الشأن، تتطلب إجراءات تحكمها الأعراف الضمنية واللائحية لعمليات الشراء، إلا أن واقع الحالات المذكورة في التقرير كان من ضمن الممارسات غير الطبيعية التي تم اكتشافها أخيراً، وأنها في واقع الحال مخالفة صريحة لبنود اللوائح والأنظمة المطبقة في المعهد والأعراف المحاسبية والمالية. ولفت الديوان إلى أن المعهد درج على إنجاز جميع المعاملات التي تقل قيمتها عن 10 آلاف دينار من دون طلبات عروض أسعار من موردين مختلفين للتأكد من حصوله على أفضل الأسعار للخدمات والسلع المراد شراؤها وفقاً لأفضل الممارسات المتعلقة بالمشتريات. وفي هذا الصدد، أكد المعهد أن ما تم من ممارسات مخالفة في هذا الشأن، اتضح للمعهد أثناء التحقيق في المخالفات التي تكشفت للمجلس، وكانت في سياق تحقيق مصالح شخصية، وهو الذي تبنته محاضر التحقيق في المعهد والنيابة العامة، ومن هنا فقد تم التأكيد على إدارة المعهد بوجوب الحصول على عروض مختلفة لتتحقق ضرورة الالتزام بالأنظمة واللوائح كما تم تنظيمه ومعالجته في اللائحة المالية المعتمدة للمعهد من المجلس.

وبشأن نظام الرواتب، ذكر التقرير أنه تم منح صلاحية الدخول إلى قاعدة المعلومات الخاصة بالرواتب لأحد المحاسبين، ليقوم بإعداد الرواتب الشهرية لموظفي المعهد وطباعة التقارير الخاصة بذلك.

وفي ذلك، أشار المعهد إلى أنه سبق وأن نفذ عملياً فصل اختصاص جميع الموظفين الماليين في المعهد، بما يحقق ما ورد في التقرير، وتم منع المحاسب المعني من الدخول إلى قاعدة المعلومات الخاصة بالرواتب.

وتطرق التقرير إلى قيام المعهد دورياً بشراء دفاتر كوبونات الوقود بمعدل 4 دفاتر في كل مرة، وبقيمة ثلاثين ديناراً للدفتر، ويتم تسلم تلك الدفاتر عند شرائها من قبل رئيس الشئون المالية، والذي يقوم بدوره بتسليم دفترين منها لاستخدام الشئون المالية والاثنين الآخرين للمدير التنفيذي للمعهد حسب إفادة المحاسب.

وأكد التقرير وجود سجلات خاصة باستخدام واستهلاك كل سائق وكل مركبة لكوبونات الوقود التي تصرف للشئون المالية، بينما لا توجد اية رقابة على استخدام الكوبونات التي تسلم للمدير التنفيذي، إذ إن الشئون المالية لم تكن على علم بالمركبات التي تستخدم لتلك الكوبونات، وما إذا كانت تستخدم لأغراض المعهد أو لغير ذلك، أو معدل الاستهلاك الفعلي للمركبة التي تستخدم الكوبونات.

وفي ذلك، أكد المعهد أن تسلم المدير لهذه الكوبونات هو تجاوز من الأساس، إذ لا يستحق المدير التنفيذي كوبون وقود، باعتبار أنه ليس له الحق في السيارة من الأساس، ما يعني أنه ليس له الحق في تسلم كوبون وقود للسيارة كونه يتسلم بدل مواصلات، وما قام به المدير التنفيذي السابق مخالفة سبق للمعهد أن حقق فيها ضمن المخالفات التي تكشفت إليه.

وتطرق ديوان الرقابة كذلك إلى قيام المعهد بتحرير مجموعة من شيكات الدفع نقداً لمكافآت الحاضرين عن تقديم بعض المحاضرات والندوات وغيرها من الفعاليات، وكان أحد موظفي المعهد يقوم برصدها وتسليم مبالغها من دون وجود ما يفيد قيام المستفيد بتسلم المبلغ. وهي الملاحظة التي اعتبرها المعهد إحدى جوانب القصور والأخطاء الممارسة ضمن الإجراءات والعمليات اليومية للإدارة التنفيذية السابقة، على الرغم من تعارضها مع اللوائح والأنظمة المطبقة في المعهد، وتم اكتشافها من خلال التحقيق الإداري.

العدد 3037 - الأربعاء 29 ديسمبر 2010م الموافق 23 محرم 1432هـ





التعليقات
تنويه : التعليقات لا تعبر عن رأي الصحيفة

  • أضف تعليق أنت تعلق كزائر، لتتمكن من التعليق بـ3000 حرف قم بـتسجيل عضوية
    اكتب رمز الأمان

اقرأ ايضاً