أبرمت وزارة الثقافة والإعلام عقداً مع شركة هبة القواس الدولية بتاريخ 16 ديسمبر/ كانون الأول 2009 لقيامها بإعداد وتصميم بعض الأعمال الموسيقية والغنائية والفنية خلال المهرجان بمبلغ 163,500 يورو، بالإضافة إلى مبلغ 39,952 يورو تحملته الوزارة كمطالبة إضافية، بخلاف تكاليف السفر والإقامة لها وللفريق المصاحب معها خلال مرحلة الإعداد الموسيقي بكل من روما وميلانو والقاهرة وبيروت.

وتبين من خلال فحص أن الوزارة قامت بإبرام العقد مع الفنانة قبل تاريخ المهرجان بيوم واحد في 16 ديسمبر 2009، على الرغم من أن التنفيذ الفعلي للأعمال الموسيقية للفنانة قد بدأ فعلياً بفترة طويلة قبل توقيع العقد.

ونتيجة لعدم قيام الوزارة بتوقيع العقد مع الفنانة بفترة كافية قبل المهرجان، أصرت الفنانة على تضمين العقد بالبند والذي يتعلق بتحمل الوزارة لمبلغ 25000 يورو بسبب تأخر الوزارة في تسديد الدفعة الأولى من العقد في موعدها المحدد، ما نتج عنه تكاليف إضافية بسبب قيام الفنانة بإلغاء حجوزات مع الأوركسترا والكورال والأوديتوريوم في ميلانو ومصر وروما استحقت عنها تعويضات حسب نص العقد، وبالرجوع إلى نص البند من العقد تبين أن تاريخ سداد الدفعة المقدمة الأولى والتي تبلغ نسبتها 70 في المئة من قيمة العقد وهي نسبة أكبر من النسبة المحددة في الدليل المالي الموحد هو تاريخ التوقيع على العقد والذي كان في 16 ديسمبر 2009، فضلاً عن أن جميع الفواتير قد قدمت إلى الوزارة بتاريخ 20 ديسمبر 2009 وتم سداد مبلغ العقد بشكل كامل وبدفعة واحدة بتاريخ 24 ديسمبر 2009 دون المبلغ الإضافي.

وتبين أن النسخة الأصلية من العقد الموقع بين الطرفين محررة على ورق عادي دون استخدام الأوراق الحكومية وقامت الوزارة بتحمل تكاليف استضافة وسفر الفنانة هبة القواس ومرافقيها وذلك وفقاً للعقد المبرم معها، وقد بلغت إجمالي تلك التكاليف 35,630 دينار، منها مبلغ 17,024 دينار قيمة تذاكر سفر والباقي تكاليف إقامة بالفنادق.

ولاحظ الديوان قيام الوزارة بتسجيل تكاليف إقامة بالفنادق المختلفة بكل من روما وميلانو والقاهرة للفنانة ومساعدتها ومرافقيها خلال رحلات الإعداد والتسجيل الموسيقي بمبلغ 18,606 دينار، وتبين إقامة الفنانة هبة القواس ومساعدتها في روما بفندق خلال الفترة من 13 حتى 27 نوفمبر/ تشرين الثاني 2009، على الرغم من تواجدهما بالقاهرة في يوم 20 نوفمبر لمدة يوم واحد بفندق الفورسيزون.

مع العلم بأنه بالرجوع إلى تذاكر الطيران تبين قيام الوزارة بإصدار تذاكر سفر للفنانة ومساعدتها من روما إلى القاهرة يوم 20 نوفمبر ومن القاهرة إلى روما يوم 23 نوفمبر ومن روما إلى بيروت يوم 27 نوفمبر.

كما قامت الفنانة ومساعدتها بالتواجد بالقاهرة مرة أخرى خلال الفترة من 5 حتى 8 ديسمبر وقد اتضح قيام الفنانة بحجز جناح بفندق الفورسيزون بالإضافة إلى قيام مساعدتها بحجز عدد 2 غرفة باسمها لمدة 3 ليالٍ بسعر الليلة الواحدة 236 دينار.

وتواجدت الفنانة ومساعدتها في روما بفندق خلال الفترة من 8 حتى 14 ديسمبر وقد قامت الفنانة خلال تلك الفترة بتغيير نوع الجناح الذي كانت مقيمة به لمدة أربعة أيام بسعر 372 دينار لليوم الواحد للإقامة بجناح آخر لمدة يومين بسعر 577 دينار لليلة الواحدة، فضلاً عن تواجد مرافقين معها خلال تلك الفترة بلغت تكلفة إقامتهم 633 دينار.

ولاحظ الديوان كذلك قيام الوزارة بتسجيل تكاليف السفر لكل من روما وميلانو والقاهرة للفنانة ومساعدتها ومرافقيها خلال رحلات الإعداد والتسجيل الموسيقي بمبلغ 17,024 دينار، وبمراجعة فاتورة تذاكر السفر الخاصة بالفنانة ومساعدتها لم يتمكن الديوان من التأكد من مدى استخدام تلك التذاكر من عدمه وذلك من خلال وجود تضارب بين مواعيد السفر المختلفة وشراء أكثر من تذكرة سفر لنفس الفترة ونفس مكان السفر، وشراء تذاكر سفر خلال فترة تمديد الإقامة مع تحمل تكاليف الإقامة.