يتساءل نادي تمرينات العقل في كتابه «اعطني وقتاً» إذا كانت الاجتماعات المطوّلة صديقاً أم أنها تتظاهر بذلك، ثم وصفها بأنها مجرد وسيلة لاستهلاك الوقت وتقليل الإنتاج.

في كثيرٍ من الأحيان يلجأ بعض المدراء أو رؤساء المجموعات والفرق لاجتماعات عصف ذهني تطول كثيراً، في غرف مريحة تتوفر بها كل وسائل الراحة، ظانين أنهم بهذا قد ينتجون أكثر، وهو المتعارف عليه في مجتمعاتنا، لكن الكتاب السابق ذكره، يحذر من غرف الاجتماعات المريحة، ويذكر أمثلة على ما يطرحه؛ إذ ذكر على سبيل المثال غرف الاجتماعات التي تخصصها بعض شركات الإعلان في لندن للاجتماعات، فهنالك غرفة بها كراسٍ من غير مساند، وأخرى بها طاولات للاستناد عليها فقط، وأخرى ليست غرفة إطلاقاُ إنّما مساحة خاوية من الردهة، ولا يوجد إلا غرفة واحدة بها كراسٍ بمساند ولكنها كراس صلبة.

ثم استدرك: إن إيقاف المجتمعين ليس الطريقة الوحيدة لتحقيق الانجاز في الاجتماع، فقد اشترطت اجتماعات مجلس الوزراء البريطاني عدم التدخين فأصبح المدخنون أكثر استعداداً للتوصل لحلول في الاجتماعات، ولم يتخلل تلك الاجتماعات أي بسكويت أو قهوة وهو ما شجّع محبي القهوة والبسكويت على أن يركّزوا أكثر على موضوع الاجتماع.

في أوقاتٍ كثيرة يجتمع فريقٌ ما لإنجاز إحدى المهام، وعلى رغم طول الاجتماع وكثرة العدد إلا أنهم لا يصلون إلى أي قرار واضح، أو لا يضعون خططاً واضحة لتنفيذ ما وصلوا إليه. ببساطةٍ لأنهم لم يخططوا للاجتماع جيداً، وأولى خطوات هذا التخطيط هو معرفة سبب الاجتماع وهدفه، إن كان للإعلام أو توليد الأفكار أو لاتخاذ قرار ما على سبيل المال، أو لأكثر من سبب في آن.

أما الخطوة الثانية فهي انتقاء المدعوين للاجتماع بعناية وعدم دعوة من لن يضيف وجودهم شيئاً إلى المجموعة، ثم تحديد المكان المناسب للاجتماع مع الأخذ في الاعتبار سبب الاجتماع ونوعيته والمدعوين إليه، ووضع جدول الأعمال بعناية، ووضوح الإجراءات وكيفية مناقشة المواضيع.

يقول الكاتب الأميركي فران ليبويتز: «عكس الكلام هو السماع، وعكس الكلام هو الانتظار»، ولهذا من الضروري الاهتمام بوضع أجندة زمنية لكل فرد، وألا يتحوّل الاجتماع إلى محطة للدردشة واستعراض المعلومات؛ فكل مستمع يريد أن يتكلّم لاحقاً.

كل هذا الكلام حول هدر الوقت في الاجتماعات وعدم جدواها في كثيرٍ من الأحيان، وتحوّلها إلى محطة دردشة واستعراض فارغ، تذكر بحال جلسات الحوار السياسي في دولنا العربية التي لا تخلص إلى أي شيء سوى هدر الوقت والجهد وموازنات الدول. وهي ذاتها وربما بشكل أكثر تطوراً نحو الأسوأ، حين الحديث عن جلسات البرلمانات العربية التي لا تسمن ولا تغني عن جوع.