بيّن تقرير ديوان الرقابة المالية أن شركة ألمنيوم البحرين (ألبا) ترفض سداد فواتير الغاز المستحقة لشركة نفط البحرين وفقا للتسعيرة الواردة في الفواتير ما يعني احتمال نشوء التزامات بمبلغ 44 مليون دولار حتى أغسطس/ آب 2007. كما بين التقرير وجود قصور في أنظمة الحاسب الآلي المتعلقة بالمدفوعات ما قد يسمح بتغييره يدويا.

وأوصى الديوان في تقريره برفع مسألة الخلاف بشأن تسعيرة الغاز إلى مستوى سياسي أعلى لحل الإشكال القائم والوصول إلى تسوية مالية.

وأكد التقرير وجود ملاحظات هي:

* لا يوجد لدى الشركة دليل تفصيلي معتمد يبين الإجراءات والخطوات المتعلقة بالمدفوعات، حيث تعتمد الشركة على الدليل الخاص بإجراءات الدفع عن طريق الحاسب الآلي التي تتناول العمليات التي تتم من خلال الحاسب الآلي فقط ولا تشمل الإجراءات الأخرى التي تتم خارج الحاسب الآلي والتي تعتبر من إجراءات الرقابة الهامة لضمان صحة المدفوعات.

* لا يوجد دليل متكامل ومعتمد بالإجراءات والمتطلبات اللازمة لإعداد الموازنة السنوية للمصروفات بالشركة، حيث تعتمد دائرة المحاسبة الإدارية على إرسال دليل يركز على بعض المصروفات غير الجوهرية ويتم إغفال المصاريف الجوهرية مثل المواد الخام والمصروفات الرأس مالية وتكاليف القوى العاملة ولا يتم التطرق إليها.

* يوجد قصور في نظام الحاسب الآلي للشركة حيث يسمح ذلك النظام بتعديل تواريخ أوامر الشراء بصورة يدوية ما يؤثر على تسلسل أوامر الشراء. كما أن النظام المحاسبي الآلي لا يصدر تقارير الاستثناءات (Exceptions Report) التي تبين البيانات الشاذة مثل التواريخ والسنوات والأرقام التي لا تخص السنة المالية الحالية. إن ذلك لا يساعد على الفصل بين الفترات المالية وعلى التأكد من اكتمال البيانات المالية وصحتها.

* لا يوجد فصل في اختصاصات بعض الوظائف المتعارضة على الحاسب الآلي، حيث يسمح لموظفي دائرة المدفوعات بتغيير شروط دفع الفواتير المحددة بأوامر الشراء، كما يسمح الحاسب الآلي أيضا بأن يكون طالب الخدمة ومتسلمها ومعتمدها للصرف شخصا واحدا وهو مدير الدائرة. وإن عدم الفصل بين تلك المهام يمثل ضعفا واضحا في أنظمة الرقابة الداخلية على المشتريات والمدفوعات.

* وجود مدفوعات عن مواد وخدمات تمت قبل طرح مشتريات تلك المواد والخدمات في مناقصات وفقا لما تقتضيه إجراءات المناقصات وفي هذه الحالات قد تكون إجراءات صورية حيث تم التعامل مع الموردين قبل تحديد أفضل العروض من قبل لجنة المناقصات بالشركة.

* نتيجة لشراء مواد وخدمات دون أوامر شراء معتمدة تتأخر الشركة في سداد المدفوعات المستحقة عليها للموردين لفترات طويلة وتقوم بالسداد خلافا لشروط الدفع المحددة في أوامر الشراء.

* لا يتم تسجيل فواتير المواد الخام من خلال نظام المشتريات في الحاسب الآلي، وإنما يتم تسجيلها من خلال نظام المالية في الحاسب الآلي. وبالتالي لا يوجد ربط بين البضاعة المتسلمة في المخازن وعملية السداد ومن ثم لا يمكن تطبيق إجراءات الرقابة عليها بالحاسب الآلي لأن بياناتها يتم تسجيلها يدويا، وقد يؤدي ذلك إلى قيام الشركة بسداد مبالغ عن بضائع وخدمات لم تستلمها أو عن كميات غير صحيحة.

* لا تقوم دائرة المحاسبة الإدارية بمراجعة موازنة المصاريف السنوية المرسلة من الإدارات المعنية للتأكد من اكتمالها وصحة الافتراضات التي بنيت عليها التقديرات وأنها أعدت بناء على الاحتياجات المتوقعة بما يتماشى مع التوجهات العامة للشركة، حيث تكتفي الدائرة بتجميع الموازنات المتسلمة من الإدارات المختلفة لعمل الموازنة العامة للشركة.

* يوجد خلاف بين شركة ألبا وشركة بابكو على تسعير الغاز الطبيعي الذي تورده شركة بابكو لشركة ألبا. فعلى الرغم من وجود اتفاقية سابقة وسارية المفعول بين الشركتين، إلا أن شركة بابكو قامت بزيادة سعر الوحدة الحرارية من الغاز في فواتيرها، وقد رفضت شركة ألبا ذلك واستمرت بالدفع وفقا للسعر الوارد في العقد بغض النظر عن الأسعار الواردة في فواتير شركة بابكو، وهو ما نشأت عنه التزامات محتملة غير مسجلة في السجلات المحاسبية بمبلغ 44 مليون دولار حتى 31 أغسطس/ آب 2007