أوضح تقرير ديوان الرقابة المالية بخصوص شركة بناغاز وجود عدة مخالفات منها عدم مراجعة كل التغييرات التي تتم على بيانات العاملين والمرتبطة بإعداد كشوف الأجور والمرتبات وعدم مراجعة بيانات الأجور بالحاسب الآلي مع الجداول المعتمدة للأجور والمرتبات عند كل تغيير يطرأ على هذه الجداول وعدم القيام بإجراء متابعة وتقييم لخطة التدريب السنوية وتحديد الانحرافات وتحري أسبابها ووجود اختلافات في البيانات المالية للتدريب بين سجلات الإدارة المالية وسجلات إدارة التدريب وعدم مراجعة وتحديث الملف الرئيسي للقروض بصفة دورية حيث تبين وجود بيانات غير صحيحة لبعض الموظفين مدرجة بالملف الرئيسي للقروض إلى جانب عدم التوثيق بمكتب التسجيل العقاري لقيمة الزيادة التي قد تطرأ على القيمة الأصلية لقروض الإسكان، وعدم الالتزام بالإجراءات التي تلزم بإلغاء الموافقات على قروض الإسكان التي يمر على منحها أربعة أشهر دون استخدام من قبل الموظف الممنوح له القرض، وعدم الأخذ في الاعتبار مدة الخدمة المتبقية للموظف عند منح قروض الإسكان للموظفين حيث لوحظ منح موظفين لقروض تفوق مدة سدادها المدة المتبقية الفعلية للعامل.

وانحصرت أهداف الرقابة التي قام بها الديوان في مراجعة أنظمة الرقابة الداخلية على المواد البشرية بالشركة، ومراجعة مدى الالتزام بالقوانين والأنظمة والإجراءات وكان للديوان عدة توصيات بخصوص الملاحظات التي سجلها.

فبخصوص عدم كفاية إجراءات الرقابة على التغيرات التي تطرأ على بيانات الأجور والمرتبات بالحاسب الآلي، أوصى الديوان لمنع احتمال حدوث أخطاء مستقبلا بضرورة قيام الإدارة المالية بصورة شهرية بمراجعة كل التغيرات التي تتم على الملف الرئيسي للأجور والمرتبات بالحاسب الآلي وجميع الملفات المرتبطة ومطابقة كل هذه التغيرات مع المستندات المؤيدة وذلك قبل إعداد كشوف الأجور والمرتبات بما يؤدي إلى إحكام الرقابة على التغيرات التي تتم على بيانات الأجور والمرتبات والتأكد من صحة ودقة إدراج تأثيرها على كشوف الأجور والمرتبات. أما بخصوص عدم مراجعة بيانات الأجور والمرتبات من واقع الملف الرئيسي مع الجداول المعتمدة للأجور والمرتبات، فقد أوصى الديوان بضرورة قيام إدارة شئون الأفراد بمراجعة بيانات الأجور والمرتبات مع الجداول المعتمدة من الإدارة عند كل تغيير وحصر كل الاختلافات وتحري أسبابها، حيث يساعد هذا الإجراء على التأكد من صحة ودقة البيانات الواردة بالملف الرئيسي للأجور والمرتبات كما يعمل على اكتشاف الأخطاء وتصحيحها في الوقت المناسب، بما ينعكس على صحة كشوف الأجور والمرتبات.

أما بخصوص عدم القيام بإجراء تقييم لنتائج تنفيذ خطة التدريب السنوية، فقد أوصى الديوان بضرورة القيام بمتابعة تنفيذ خطة التدريب السنوية وتقييم نتائج التنفيذ وذلك بمقارنة الخطة مع ما تم تنفيذه فعلا من برامج تدريبية وتحديد الانحرافات إن وجدت، وبحث أسبابها واقتراح السبل الكفيلة لتلافيها في المستقبل. أما بخصوص اختلاف البيانات المالية للتدريب في سجلات الإدارة المالية عنها في سجلات إدارة التدريب، فقد أوصى الديوان بضرورة ربط برنامج الحاسب الآلي للحسابات ببرنامج الحاسب الآلي للتدريب بحيث يتم إدخال بيانات الميزانية التقديرية للتدريب بواسطة إدارة التدريب بينما يتم إدخال بيانات مصروفات التدريب الفعلية فقط بواسطة الإدارة المالية، أو القيام بإجراء مقارنة شهرية بين مصروفات التدريب بسجلات الإدارتين وإعداد مذكرة بالفروق وتحديث بيانات إدارة التدريب بها.

وضمن ملاحظاته على نظام قروض الإسكان التي بينت عدم مراجعة وتحديث الملف الرئيسي للقروض بصفة دورية، أوصى الديوان بضرورة مراجعة وتحديث بيانات الملف الرئيسي للقروض بصفة دورية، مما يساعد على إصدار تقارير صحيحة ودقيقة. أما بخصوص الملاحظات التي تضمنت عدم تحديث توثيق قروض الإسكان بشؤون التسجيل العقاري وعدم إلغاء قروض الإسكان التي مر على اعتمادها أكثر من أربعة أشهر دون استخدامها وعدم الأخذ في الاعتبار مدة الخدمة الفعلية المتبقية للموظف عند منح قروض الإسكان، فقد أوصى الديوان بضرورة الالتزام بسياسات ولوائح الشركة المنظمة لعملية منح قروض الإسكان للموظفين، حيث يساعد ذلك على الحفاظ على حقوق الشركة فضلا عن حسن استغلال وإدارة الأموال المخصصة للإقراض بالشركة بما ينعكس على زيادة قدرة الشركة على تحقيق أهداف صندوق القروض من مساعدة أكبر عدد ممكن من الموظفين على اقتناء منازل مناسبة لهم. وردت الشركة على ذلك بقولها إنه سيتم تعديل النظام على عقود سندات المديونية بحيث تشمل هذه العقود جميع المبالغ الممنوحة للموظف لقرض الإسكان وإضافة أي مبالغ قد تمنح مستقبلا على المبلغ الأصلي المتفق عليه في سندات المديونية. كما بينت أن الحالات التي وردت في التقرير معروفة لدى الإدارة وذلك نظرا لارتفاع سوق العقار بشكل كبير وغير متوقع لذا فقد تعذر على هؤلاء الموظفين الاستفادة من القروض الممنوحة لهم، ونظرا لتفهم الشركة لهذا الوضع فقد تم الحصول على موافقة مجلس الإدارة مؤخرا لزيادة مبالغ القروض وبناء عليه سيتم الالتزام بما ورد في سياسات الشركة المنظمة لقروض الإسكان بحيث يستفيد الموظف من القرض الممنوح له في المدة المحددة وإلا سيلغى القرض وعليه التقدم مرة أخرى حسب النظام، مشيرة إلى أن الحالات المذكورة استثنائية نظرا لارتفاع سوق العقار حيث إن مبالغ القرض الأصلية قليلة جدا ولا يمكن أن تحقق الغرض منها كما أن الشركة تضمن استرجاع هذه المبالغ من نظام الادخار حسب الاتفاق مع الموظف، مؤكدة أنه سيتم تعديل النظام في الحاسب الآلي بحيث لن يكون هناك تجاوز عن المدة المتبقية للموظف أثناء احتساب مبلغ قرض الإسكان له مع الأخذ بالاعتبار فترة توقيف الأقساط لشهر رمضان.