خلصت أعمال الرقابة على أنظمة الرقابة الداخلية المتعلقة بالأدوية والمواد الطبية بوزارة الصحة إلى وجود الكثير من أوجه القصور في تلك الأنظمة وعلى جميع الأصعدة سواء ما يتعلق منها بسياسة شراء تلك المواد أو إجراءات تخزينها وتوزيعها وصرفها. وأشارت الملاحظات التي تتطرق لها التقرير إلى أن وزارة الصحة تعاني من عدم الدقة في تحديد احتياجاتها من الأدوية والمواد الطبية مما حال دون انتهاج طرق الشراء المناسبة، وكذلك غياب أنظمة رقابية فعالة على عمليات توزيع وصرف الأدوية، مما ترتب عليه عدم ترشيد واستغلال الموارد المالية المتاحة، الأمر الذي أدى إلى استمرار عجز موازنة الأدوية وذلك على رغم الزيادة المستمرة في الموازنة المرصودة لشراء تلك المواد.

لاحظ التقرير أيضا غياب نظام آلي فعال موحد يربط جميع الأطراف المعنية بتقديم الخدمات الصحية بوزارة الصحة. إن غياب مثل ذلك النظام يعد من الأسباب الرئيسية التي تتمحور حولها معظم أوجه القصور في أنظمة الرقابة الداخلية التي توقف عندها الديوان في هذا التقرير والتي ساهمت في عدم التحكم السليم في الموارد المالية المخصصة لشراء الأدوية والموارد الطبية، بجانب غياب إجراءات رقابة فعالة على عمليات شراء وتخزين وصرف تلك الأدوية.

ومن أبرز الملاحظات التي وردت في التقرير أيضا أنه على رغم الزيادة المستمرة في الموازنة المرصودة لشراء الأدوية والمواد الطبية خلال الفترة 2004-2006، حيث زادت من 10.5 مليون دينار سنة 2004 إلى 16.2 مليون دينار سنة 2006 أي بنسبة 54 في المئة، الا أن هذه الزيادة لم تسهم في التخلص من العجز في موازنة تلك المواد وذلك لغياب أنظمة رقابة فعالة تساعد على مراقبة وضبط استهلاك الأدوية والمواد الطبية سواء لدى إدارة المواد أو لدى المستشفيات والمراكز الصحية التابعة للوزارة ولاعتماد على الشراء المباشر وذلك على حساب الشراء عن طريق المناقصات، إذ تواصل نمو قيمة المشتريات بواسطة الشراء المباشر، التي زادت من نحو 7 ملايين دينار سنة 2004 إلى 11.4 مليون دينار سنة 2006 أي ما يمثل نحو 63 في المئة من القيمة الإجمالية لمشتريات الوزارة. وعدم الدقة في تحديد الاحتياجات السنوية وغياب التنسيق بين ادارة المواد والمستخدمين النهائيين للأدوية والمواد الطبية، مما حال دون إحكام عمليات التخطيط لتنفيذ المشتريات واعتماد طرق الشراء المناسبة. إضافة إلى قيام إدارة المواد بتجزئة بعض مشتريات الأدوية التي تتجاوز قيمتها 10 آلاف دينار لتفادي طرحها في مناقصة، مما يتعارض مع أحكام المادة (5) من المرسوم بقانون رقم (36) لسنة 2006 بشأن تنظيم المناقصات والمشتريات الحكومية.

كما أشار التقرير أيضا إلى أن هناك الكثير من الأدوية غير المخزنة التي تكرر شراؤها خلال سنة 2006 من دون أن يتم تحويلها إلى مواد مخزنة بما يساعد على الحد من كلفة تلك المواد من خلال طرحها في مناقصات ووقف الحصول عليها بواسطة الشراء المباشر. كما لوحظ غياب إجراءات رقابية تنظم عملية استلام وصرف المخزون من هذه الأدوية ووجود كميات تم التوقف عن استخدامها ولم يتخذ بشأنها أية إجراءات لبحث إمكان استخدامها.

ولاحظ التقرير عدم قيام وزارة الصحة بتطبيق الشروط المتعلقة بغرامات التأخير على المشتريات التي تتم بواسطة طلبات الشراء التي تقل قيمتها عن 10 آلاف دينار والطلبات التي تتم بواسطة الشراء الموحد عبر المكتب التنفيذي لمجلس التعاون لدول الخليج العربي. وتبين أن استهلاك الأدوية والمواد الطبية لا ينسجم مع تطور أنشطة الجهات المستخدمة لتلك المواد، إذ لوحظ أن الاستهلاك قد تطور خلال الفترة 2004-2006 بنسب فاقت بكثير نسب نمو عدد المرضى. كما تواصل اللجوء إلى استخدام الأدوية الأصلية على حساب الأدوية الجنيسة (Generic) التي تراجعت نسبة استخدامها من القيمة الإجمالية للأدوية المستهلكة من 23 في المئة سنة 2005 إلى نحو 18 في المئة 2006.

أشار التقرير أيضا إلى عدم توفر الظروف المناسبة للتخزين ولإدارة سليمة للمخزون، مما حال دون العمل بمقاييس المخزون الأدنى ومخزون الأمان ومستوى إعادة ملء المخزون وبمبدأ الوارد أولا صادر أولا.

إضافة إلى أن إدارة المواد تقوم أحيانا باستلام الكثير من المواد التي تقل مدة صلاحيتها المتبقية عن ثلثي مدة الصلاحية الكاملة، الأمر الذي يتعارض مع دليل الصلاحية الكاملة، الأمر الذي يتعارض مع دليل إجراءات وزارة الصحة وشروط التعاقد مع الموردين. كما توجد ببعض مخازن الوزارة مواد منتهية الصلاحية منذ عدة سنوات ولم يتم استبعادها. وأدى غياب المتابعة المتواصلة لحركة المخزون وعدم الدقة في تحديد الاحتياجات وغياب التنسيق بين إدارة المواد والجهات المستخدمة للمواد إلى نفاد مخزون الكثير من المواد.

وأكد التقرير أن هناك بعض مواطن الضعف تعلقت بعدم قيام قسم الجرد بإدارة المواد بمتابعة وتسوية الفروقات بين أرصدة المواد بالسجلات وأرصدتها الفعلية التي تبينها عمليات الجرد، إضافة إلى رفض مشرفي بعض المخازن التوقيع على كشوف الجرد وتحمّلهم مسئولية الفروقات. وعدم وجود إجراءات رقابية واضحة تساعد إدارة المواد على التأكد من أن الجهة التي تطلب المواد قد أخذت في الاعتبار عند إعادة الطلب، الكميات المتوافرة لديها وحجم الاستهلاك الشهري للمواد المطلوبة وتوافد عدد كبير من المرضى إلى المخازن لاستلام مواد ومستلزمات طبية ذات استعمال وحيد وغير قابلة للاسترجاع مما يجعل توافرها لدى الجهة المعالجة أفضل

وذلك تخفيفا على المرضى عناء التنقل لإدارة المواد وكذلك حفاظا على أمن وسلامة الإدارة وعدم اقتصار مبيعات الأدوية للمستشفيات والعيادات الخاصة على الأدوية الضرورية التي لا تتوافر بالسوق المحلية بل اشتملت أيضا الكثير من المواد الأخرى مثل المستلزمات الجراحية والملابس والأقمشة ومواد المختبر والأشعة والقرطاسية. وعدم تحصيل مبلع يقدر بنحو 126 ألف دينار نظير قيام وزارة الصحة ببيع أدوية للقطاع الخاص خلال الفترة 2004-2006. وغياب سياسة واضحة لإدارة المخزون بقسم الصيدلية بمجمع السلمانية الطبي، إضافة إلى عدم توافر الظروف الملائمة لتخزين الأدوية ومتابعة مدة صلاحيتها بشكل منتظم. كما لوحظ زيادة عدد الوصفات عن عدد المرضى الذين تلقوا العلاج بالعيادات الخارجية بمجمع السلمانية الطبي خلال العام 2006 بأكثر من 14 ألف وصفة، مما يدل على أن نسبة كبيرة من الوصفات الطبية قد تم إصدارها لغير المرضى. كما لوحظ عدم الالتزام بتطبيق التعميم الصادر عن رئيس الأطباء بمجمع السلمانية الطبي في يناير 2007، المتعلق بربط عملية صرف الأدوية بحصول المريض على موعد. إلى جانب، هناك الكثير من أوجه القصور في إجراءات الرقابة الداخلية المتعلقة بصرف الأدوية من قبل صيدلية مجمع السلمانية الطبي، من أهمها عدم قيام موظفي الصيدلية بالتأكد قبل صرف الأدوية من أن جميع الوصفات المقدمة لهم من قبل المرضى قد تم إعدادها لمرضى حصلوا على مواعيد مسبقة وتلقوا علاجهم فعلا من قبل أطباء المجمع. وتردد الكثير من الأشخاص والموظفين والأطباء أحيانا على الصيدلية للحصول على بعض الأدوية من دون تقديم وصفة طبية أو أية مستندات تبرر عملية صرف الأدوية. وعدم وجود أية رقابة على دفاتر الوصفات الطبية، إذ تبين وجود تلك الدفاتر بجميع أجنحة وأقسام ومكاتب مجمع السلمانية الطبي.

كما بين التقرير عدم كفاية أنظمة إدارة مخزون الأدوية والمواد الطبية على مستوى المراكز الصحية وذلك لعدة أسباب أهمها عدم قيام صيدليات المراكز الصحية بالتأكد من أن كميات الأدوية التي صرفت تمت وفقا لوصفات طبية صحيحة ورسمية. وعدم الفصل بين المسئوليات الموكلة للموظفين العاملين بالصيدليات والمراكز الصحية. وقيام بعض العيادات والأقسام بالمراكز الصحية مثل عيادات الأسنان وأقسام التمريض والمختبر بطلب الأدوية والمواد الطبية بشكل مباشر من إدارة المواد والاحتفاظ بها بمخازنها من دون إخضاعها لإجراءات الرقابة على المخزون. وغياب نظام مراقبة على إعداد الوصفات الطبية وصرف الأدوية، إذ لوحظ تردد الكثير من المرضى على المراكز الصحية في فترات متقاربة وتمكنوا من الحصول على وصفات طبية استلموا بموجبها كميات من الأدوية تزيد عن احتياجاتهم.

وبين التقرير أيضا أن الأنظمة الآلية المستخدمة من قبل إدارة المواد ومن قبل المستشفيات والمراكز الصحية التابعة لوزارة الصحة قديمة ويرجع تاريخ البدء في اسخدامها إلى سنة 1991، ولم يتم تطويرها لتشكل قاعدة بيانات مندمجة ومتكاملة للمعلومات، وبالتالي ظل القطاع الصحي الحكومي يفتقر لنظام متكامل يتيح التبادل الآلي للمعلومات بين جميع الجهات المعنية بسهولة ودقة ويساعد على سرعة اتخاذ القرارات.