قال التقرير الخاص بانظمة الرقابة الداخلية المتعلقة بايرادات شركة المنيوم البحرين (ألبا) إن الشركة لم تضع خطة تسويقية مناسبة لتصريف انتاجها خلال العام 2005 الذي شهد زيادة كبيرة في الانتاج نتيجة بدء تشغيل خط الانتاج الخامس.

ولاحظ التقرير عدم وجود سياسة موثقة ومعتمدة من الإدارة للهامش الذي يضاف إلى سعر الالمنيوم طبقاً لبورصة لندن للمعادن بهدف حساب تسعيرة المنتجات التامة من الالمنيوم.

وفيما يأتي نص التقرير:

أهم الملاحظات

- عدم وجود قسم مستقل لإدارة المخاطر بالشركة وذلك بهدف تقييم وإدارة المخاطر المالية التي قد تتعرض لها الشركة بما فيها المعاملات المرتبطة بالمشتقات المالية.

- عدم القيام بتقييم أطراف التعاقد counter-parties على أساس كل صفقة على حدة بما يتعارض ودليل إجراءات المخاطر الذي يتناول معايير التصنيف الائتماني الصادر عن وكالات التصنيف المعتمدة والدولة التي تراقب أطراف التعاقد counter-parties وجهات التحري الأخرى بالسوق.

- عدم الالتزام بمعيار المحاسبة الدولي رقم (39) فيما يتعلق بالتوثيق الرسمي لعملية التحوط في بدايتها، كما أن اختبار فعالية التحوط لا يتم اجراؤه بصورة رسمية وبثبات.

- عدم وجود اتفاق اطاري أو مفصل بالشروط والأحكام والالتزامات الخاصة بتولي ألبا مهمة تسويق نصيب حكومة البحرين وسابك من الالمنيوم، فضلاً عن عدم استقلالية الشخصية الاعتبارية لألبا من الناحية القانونية وبالتالي لا تعتبر مسئولة تجاه أي جهة عن الاهمال أو التجاوزات أو المخالفات أو الالتزامات المتعلقة بتسويق نصيب حكومة البحرين وسابك.

- عدم قيام الشركة بوضع خطة تسويقية مناسبة لتصريف انتاجها خلال العام 2005 والذي شهد زيادة كبيرة بسبب انتاج الخامس، حيث أدى ذلك إلى تراكم المخزون من الانتاج التام في نهاية العام 2005.

- عدم وجود سياسة موثقة ومعتمدة من الإدارة للهامش الذي يضاف إلى سعر الالمنيوم طبقاً لبورصة لندن للمعادن (LME) بهدف حساب تسعيرة المنتجات التامة من الالمنيوم.

- وجود فروقات بين الأرصدة الدفترية لمخزون نهاية العام من واقع نظام الشركة مقارنة بالجرد الفعلي، فضلاً عن عدم اجراء التسويات للفروقات.

- عدم انتظام اجراءات الجرد الفعلي لمخزون الانتاج التام بما يتعارض مع المبادئ المتعارف عليها بشأن الجرد.

- عدم قيام الشركة بالتحديد الواضح لمهام ومسئوليات لجنة الشراء والتسويق والتحوط.

- عدم وجود سياسة ائتمانية للعملاء موثقة ومعتمدة تتناول فترات وحدود الائتمان الممنوحة لهم.

- وجود أرصدة مستحقة على العملاء لفترة تزيد عن الفترة الائتمانية الممنوحة لهم.

الملاحظات التفصيلية

1. إدارة المخاطر:

لا يوجد لدى الشركة قسم مستقل لإدارة المخاطر، ومع الاخذ في الاعتبار وضع حجم ومدى تعرض الشركة للمخاطر الناشئة من معاملات المشتقات، فإنه من الضروري إنشاء جهاز متخصص في الشركة تكون مسئوليته تقييم المخاطر المالية المرتبطة بمعاملات المشتقات التي قد تتعرض لها الشركة، إن وجود قسم مستقل لإدارة المخاطر يعد عنصراً ضرورياً لمساعدة الادارة في اتخاذ القرارات على جميع المستويات، بحيث يقوم هذا القسم بتقييم افضل الاساليب للعمل بها في حالة عدم التأكد uncertainty، وذلك عن طريق تحديد مكامن الخطر وتقييمها وفهمها والعمل بموجبها والتبليغ عنها. يجب أن يكون قسم إدارة المخاطر مستقلاً عن الجهات التي يكون من مهامها اتخاذ القرارات المتعلقة بالمخاطر.

يتوقع أن يقوم قسم إدارة المخاطر لعمليات المشتقات، بصورة عامة، ما يأتي:

- تطوير وتحديث السياسات الخاصة بمخاطر السوق ومخاطر السيولة ومخاطر معدل سعر الفائدة بصورة دورية.

- تطوير أنظمة لقياس المخاطر والتبليغ عنها.

- إنشاء هيكل مناسب للحدود العليا لإدارة مخاطر السوق ومخاطر السيولة ومعدل سعر الفائدة.

- مراقبة الالتزامات exposure المترتبة على عمليات المشتقات وحدودها العليا.

- القيام بصورة مستمرة بتحليل السيناريوهات واجراء اختبارات الضغوطات stress testing والتبليغ عن المجالات الرئيسية للمخاطر قبل الدخول في عمليات المشتقات.

- مقارنة استراتيجيات المشتقات مع الأساليب المتبعة في العمل التجاري ومن وجهة النظر الاقتصادية ووجهة نظر السوق.

- تطوير أنظمة واجراءات كافية للقيام بالمراقبة المستقلة والمستمرة والتبليغ عن حدود العليا للتسوية والفترات والقيمة المعرضة للمخاطر.

- إعداد تقارير دورية حول مخاطر السيولة للجان المختلفة وفقاً لاطار إدارة المخاطر داخل الشركة.

إن الاجراء المتبع في تنفيذ استراتيجيات وعمليات المشتقات في السنوات السابقة, يتم عبر التشاور مع مستشارين خارجيين. أما حالياً فيتم تقييم التعرض لمخاطر المشتقات من قبل إدارة التسويق وتتم مراقبة الحدود العليا والتبليغ عن التعرض للمخاطر من قبل إدارة المحاسبة المالية.

ونظراً للتعقيدات الكامنة التي تنطوي عليها عقود المشتقات، فإن عدم وجود قسم لإدارة المخاطر او قيام إدارة المحاسبة المالية بتقييم مخاطر المشتقات قد يؤدي إلى عدم الكشف عن جميع المخاطر وقياسها ومراقبتها بصورة مستقلة. كذلك قد لا يتم تزويد الإدارة بتحليل شامل لكل مركز من مراكز المشتقات لاغراض اتخاذ قرارات فعالة ومدروسة.

التوصية

ضرورة النظر في إنشاء قسم مستقل لادارة المخاطر يكون قادراً على تقييم وقياس ومراقبة المخاطر الناشئة عن عمليات المشتقات بما يتفق وأفضل الممارسات المهنية لادارة المخاطر.

رد الجهة

إن الادارة التنفيذية تتفق تماما مع الديوان بضرورة النظر في انشاء قسم مستقل بادارة المخاطر (حيث إن هذه العملية يقوم بها حالياً قسم صغير تابع لقسم الخزينة) فقد قامت الإدارة بالفعل بمراجعة هيكلها الاداري وذلك بالتعاون مع أحد بيوت الاستشارات العالمية في العام الماضي ليشمل إدارة مختصة بإدارة المخاطر وتمت موافقة مجلس الإدارة على ذلك. وإن تشكيل هذه الإدارة وتعيين طاقمها في مراحله الأخيرة.

2. تقييم أطراف التعاقد (counter-parties)

يجب إجراء تقييم مفصل لاطراف التعاقد قبل الدخول معهم في عمليات المشتقات وذلك وفقاً للسياسة والاجراءات الخاصة بالمشتقات والمعايير الواردة بدليل المخاطر بالشركة. تشمل هذه المعايير التصنيف الائتماني الصادر عن وكالات التصنيف والهيئات الرقابية بدولة أطراف التعاقد. تقوم الشركة بتحليل معلومات عن السوق لاختيار أطراف التعاقد ولا تتم مراعاة التصنيف الائتماني كما لا يتم تقييمهم على أساس كل صفقة على حدة حسب ما هو مطلوب بموجب دليل إجراءات المخاطر.

إن معظم أطراف التعاقد هم من بنوك الاستثمار المعروفة إلا أن وجود تقييم مكتوب لاطراف التعاقد يعتبر أمراً ضرورياً لادارة مخاطر الائتمان ومخاطر اطراف التعاقد, ونتيجة ذلك فإن عدم الالتزام بالسياسات والاجراءات قد يؤدي إلى اضعاف انظمة الرقابة الداخلية.

3. تسويق نصيب حكومة البحرين وشركة سابك

تأسست شركة المنيوم البحرين (ألبا) كشركة مساهمة مقفلة بين حكومة البحرين وشركة سابك للاستثمارات الصناعية وشركة بريتون انفستمنتس، حيث بلغت مشاركتهم في رأسمال الشركة بنسبة 77? لحكومة البحرين، و20? لسابك و3? لبريتون انفستمنتس.

تم الاتفاق بين الشركاء على اقتسام انتاج الشركة فيما بينهم كل حسب مساهمته في رأسمالها، ومن ثم أسست حكومة البحرين سابك، الشركة البحرينية السعودية لتسويق الالمنيوم (بالكو). ولما حلت شركة بالكو في العام 1999، أسندت حكومة البحرين وسابك مهمة تسويق نصيبها من الانتاج الكلي الذي تبلغ نسبته (97?) إلى شركة المنيوم البحرين (ألبا) بموجب اتفاقية الحصص auota agreement الموقعة بين الاطراف الثلاثة بتاريخ 3/9/1990 والمعدلة بتاريخ 29/7/2003.

لا يوجد لدى ألبا اتفاق اطاري او مفصل بالشروط والاحكام والالتزامات المتقابلة بين الاطراف لتولي ألبا مهمة تسويق نصيب حكومة البحرين وسابك من الالمنيوم، إلا أن حكومة البحرين وسابك قد اصدرتا، كل على حدة، خطاب صلاحية letter of authority فوض كلا منهما لألبا مهمة تسويق نصيبهما من الانتاج وفقاً لاتفاق الحصص، ثم بيعه بالنيابة عنهما، وبناء عليه، أنشأت ألبا إدارة جديدة ضمن الهيكل التنظيمي للشركة تختص بتسويق نصيب حكومة البحرين وسابك من الالمنيوم (ألما).

وبالاستفسار عن وجود أية وثائق أخرى خلاف اتفاقية الحصص وخطابي الصلاحية بشأن تسويق نصيب حكومة البحرين وسابك من انتاج ألبا حسب اتفاقية الحصص، تم اطلاع المدققين على اتفاقية الوكالة، والتي تحتوي على كافة الشروط والاحكام والالتزامات المتقابلة المعمول بها على الرغم من أن تلك الاتفاقية موقع عليها من قبل البا فقط.

وحيث ان ألبا قد أنشأت ألما كذراع للايفاء بالتزاماتها تجاه تسويق نصيب حكومة البحرين وسابك. تعتبر ألما من الناحية القانونية جزءًا لا يتجزأ من ألبا، ومن ثم، فإن ألبا هي المسئولة أمام حكومة البحرين وسابك عن تقصير أو إهمال أو تجاوزات في تسويق نصيبهما من الألمنيوم، وأمام العملاء عن تنفيذ عقود البيع المبرمة بينها وبينهم.

وبناء عليه، لا وجود لألما كجهة ذات شخصية اعتبارية مستقلة من الناحية القانونية، ولا تعتبر مسئولة تجاه أي جهة عن الإهمال أو التجاوزات أو المخالفات أو الالتزامات المتعلقة بتسويق نصيب حكومة البحرين وسابك أو عن المتاجرة أو المضاربة التي تقوم بها لأن حكومة البحرين وسابك قد فوضتا ألبا وليس ألما. يعتبر التفويض الصادر عن حكومة البحرين في 17 أكتوبر 1999 والتفويض رقم 3/333 الصادر عن سابك في 27/4/1420هـ هما الاداة القانونية الوحيدة لقيام ألبا بتسويق نصيب حكومة البحرين وسابك من الالمنيوم، وحيث لم ينص في أي من التفويضين على تحمل حكومة البحرين وسابك المسئوليات المترتبة على تسويق نصيبهما من الالمنيوم بواسطة ألبا وعدم مساءلتها عن أي تقصير أو إهمال في ادائها للمهام الموكلة اليها، فإن ألبا من الناحية القانونية لا تتمتع بأية حماية من المخاطر وكافة التبعات القانونية والمالية المترتبة على تسويق نصيب حكومة البحرين وسابك من الالمنيوم.

إن النص على التزام حكومة البحرين وسابك بتعويض ألبا عن جميع المطالبات والقضايا والتكاليف والغرامات والعقوبات والخسائر، بما في ذلك الخسائر الناتجة عن عمليات البيع المستقبلي أو تذبذب أسعار الالمنيوم في السوق بموجب المادتين (11) و(12) من اتفافية الوكالة لا يعتد به من الناحية القانونية لأن أياً من حكومة البحرين أو سابك لم يوقع على الاتفاقية.

إن عدم وضوح العلاقة بين ألبا وحكومة البحرين وسابك فيما يتعلق بتسويق نصيبهما من الألمنيوم يعود إلى عدم استبانة الحدود الفاصلة بين ألبا كشركة ذات شخصية اعتبارية وذمة مالية مستقلة والشريكين الأساسيين، إذ يفترض عليهما ان يسندا الى ألبا مهمة تسويق نصيبهما بموجب عقد موثق وصادر على الوجه القانوني السليم تحدد فيه حقوق وواجبات كل طرف باعتبار أن ألبا مستقلة عنهما تماماً.

4. عدم وجود خطة تسويقية وخطة مبيعات مناسبة لعام 2005

لوحظ عدم قيام الشركة بوضع خطة تسويقية مناسبة لتصريف انتاجها خلال العام 2005 الذي شهد زيادة كبيرة في الانتاج نتيجة بدء تشغيل خط الانتاج الخامس، حيث بلغت كمية الانتاج بالشركة خلال عام 2005 حوالي 744 ألف طن بزيادة قدرها 214 الف طن مقارنة بالانتاج خلال العام 2004 الذي بلغ 530 ألف طن وقد ادى عدم وجود خطة تسويقية مناسبة الى تراكم مخزون الشركة من الالمنيوم في نهاية العام 2005 اذ بلغت كمية المخزون منه في نهاية العام 2005 حوالي 82 الف طن مقارنة بمخزون العام 2004 البالغ 10 آلاف طن، حيث أدى تراكم المخزون وعدم تصريفه بالأسواق إلى تجميد أموال الشركة في صورة مخزون فضلاً عن تحمل الشركة لتكاليف تخزين اضافية جراء ذلك.

5. عدم وجود سياسة واضحة وموثقة للتسعير

تعتمد السياسة المطبقة بالشركة في تسعير الالمنيوم على سعر بورصة لندن للمعادن مضافاً إليه هامش premium، حيث يتحدد هذا الهامش بناء على رقمين الأول يتحدد على اساس قطر ونوعية سبائك الالمنيوم المباعة والثاني لمقابلة تكاليف الشحن والتأمين، ولوحظ بالنسبة للهامش الذي تم اضافته على سعر بورصة لندن بأنه لا يستند الى سياسة موثقة ومعتمدة من الإدارة، حيث لوحظ اختلاف قيمة الهامش من عميل لآخر على الرغم من ثبات نوعية الالمنيوم المورد والمنطقة التي يتبعها العميل (محلي، دول الخليج، ... إلخ).

6. وجود أرصدة مستحقة على العملاء لفترة تزيد على الفترة الائتمانية الممنوحة لهم.

لوحظ عدم قيام بعض العملاء بسداد المبالغ المستحقة عليهم في مواعيد استحقاقها، حيث لوحظ وجود أرصدة لم تدفع منذ فترات طويلة?