أورد تقرير الرقابة المالية الخاص بأنظمة الرقابة الداخلية بإدارتي التدريب والتطوير والموارد البشرية بشركة نفط البحرين أن الشركة قامت بشراء سنوات خدمة افتراضية لثلاثة من كبار موظفيها، وقال التقرير إن عدد السنوات التي تم شراؤها لهؤلاء المديرين تراوحت بين 12 و14 سنة خدمة افتراضية وبلغت كلفتها نحو 464 ألف دينار.

وأضاف التقرير أن هذه المبالغ قد تم دفعها للمديرين المستفيدين نقداً بدلاً من دفعها للهيئة العامة للتأمينات الاجتماعية.

وأشار إلى أن الشركة قامت بصرف مبالغ نقدية للمديرين العامين عبارة عن قيمة تذاكر سفر لهم ولعوائلهم على الدرجة الأولى، بالإضافة إلى بدل معيشة يومي بمبلغ 211 ديناراً.

وفيما يأتي نص التقرير الخاص بإدارتي التدريب والتطوير والموارد البشرية بشركة نفط البحرين:

أهم الملاحظات

- قامت الشركة بمنح بعثات دراسية لغير أبناء العاملين ولبعض أبناء المديرين خارج وداخل البحرين بما يخالف لوائح الشركة، وتم اعتمادها من بعض المسئولين من دون وجود ما يخولهم الموافقة على اعتماد تلك البعثات.

- تبين أن الشركة لا تحتفظ ببيانات وسجلات متكاملة عن المبتعثين, ولا تقوم بتحديد اعتماد موازنة لبعثة كل طالب وذلك لضبط المصروفات ومتابعة التكاليف، كما تبين عدم وجود لوائح لمتابعة انتظام الطلبة في الدراسة ومتابعة نتائجهم.

- لوحظ في بعض الحالات تجاوز الراتب الأساسي لبعض الموظفين الحد الأقصى بحسب جدول الرواتب المعتمد لدى الشركة.

- تبين قيام الشركة بالتمديد للعمل لبعض الموظفين الذين بلغوا سن التقاعد، ومنهم من يشغلون وظائف قيادية من دون تحديد فترة لهذا التمديد ومن دون إبرام عقود معهم.

- على رغم صدور قرار بدمج شركة نفط البحرين وشركة نفط البحرين الوطنية في العام 1999، فإنه تبين عدم قيام الشركة بإعداد هيكل تنظيمي متكامل يعكس الوضع الإداري للشركة بعد الدمج.

الملاحظات التفصيلية

أولا: ملاحظات الرقابة على إدارة التدريب والتطوير

1- تجاوز تطبيق اللوائح المعتمدة للتدريب:

تقضي لوائح الشركة بأن كل طالب من أبناء العاملين المبتعثين للدراسة يستحق بحد أقصى التكاليف الآتية:

- رسوم دراسة سنوية 240 دينارا.

- مصاريف كتب سنوية 100 دينار.

- مصروف شهري 75 دينارا.

كما تقضي لوائح الشركة بتحديد فترة الدراسة بخمس سنوات ونصف السنة يتحمل المبتعث أي مصاريف دراسية بعد انقضاء تلك المدة، على أن تكون الدراسة داخل البحرين في جامعات ومعاهد معينة، ولا توجد لدى الشركة لوائح للابتعاث خارج البحرين.

إلا انه تبين عدم التزام الشركة بتطبيق تلك اللوائح، إذ قامت بإرسال الكثير من أبناء المديرين حتى من أبناء غير الموظفين للدراسة في جامعات خارج البحرين وذلك بناء على توجيهات صادرة من أكثر من جهة ومن دون نظام محدد يسمح بذلك، ما كلف الشركة مبالغ كبيرة جداً. ان تحميل الشركة هذه التكاليف من دون وجود ما يجيزها في أنظمة ولوائح الشركة يعتبر هدراً لأموال الشركة والمال العام، ومن أمثلة ذلك ما يأتي:

أ- بعثات دراسية لغير أبناء العاملين خارج وداخل البحرين بما يخالف لوائح الشركة:

تم منح بعثات لغير أبناء العاملين بالشركة وتم اعتماد ذلك من قبل بعض المسئولين علما بأنه لا يوجد بأنظمة الشركة ولوائحها ما يخولهم الموافقة على اعتماد تلك البعثات، إذ لا تحتوي إجراءات الشركة على منح مثل هذه البعثات.

ب- بعثات دراسية لأبناء بعض المديرين خارج وداخل البحرين بما يخالف لوائح الشركة:

تم منح بعثات للدراسة في جامعات خارج وداخل البحرين لبعض أبناء المديرين العاملين بالشركة بما يخالف لوائح الشركة، سواء من ناحية الابتعاث خارج البحرين أو من حيث التكاليف المتوقعة لكل بعثة وتم اعتماد ذلك من قبل بعض المسئولين علما بأنه لا يوجد بأنظمة الشركة ولوائحها ما يخولهم الموافقة على اعتماد تلك البعثات.

كما تبين عدم قيام الشركة بتحديد اعتماد موازنة لبعثة كل طالب وذلك لضبط المصروفات ومتابعة التكاليف، إذ تتم معالجة كل حال على حدة من دون وجود موازنات محددة تحكم مثل هذه البعثات، كما أن نظام الشركة لا يتضمن حسابات فرعية لمصروفات كل طالب على حدة، وعليه لا يمكن للشركة معرفة ما تم صرفه فعلاً على كل طالب في الوقت المناسب، إذ يقوم المعنيون بالرجوع إلى الملفات وبعض الجداول المعدة يدوياً كلما أرادت الشركة معرفة حجم المصروفات التي تم صرفها على كل طالب، علما بأن اجمالي المصروفات هو ما تم حصره إذ لم نتمكن من التأكد من اكتماله.

2- عدم اكتمال بيانات سجلات وملفات المبتعثين وفقدان بعضها:

لوحظ أن الشركة لا تحتفظ بسجلات وبيانات متكاملة عن المبتعثين (جهة الدراسة، مدة الدراسة، الكلفة حتى تاريخه، نتائج الدراسة، تقارير بانتظام الطالب وغيرها)، إذ تعتمد على الملفات للحصول على المعلومات المطلوبة، كما أن نظام الشركة لا يحتوي على حسابات فرعية لمصاريف كل طالب على حدة.

كما لوحظ أن بعض ملفات الطلبة غير مكتملة بحيث لم يتم التعرف على اجمالي تكاليف دراسة بعض الطلبة.

3- عدم وجود لوائح تنظم متابعة دراسة المبتعثين:

لوحظ عدم وجود ما يثبت قيام الشركة بمتابعة انتظام الطلبة في الدراسة ومتابعة نتائجهم وعدم وجود الأنظمة واللوائح التي تنظم ذلك بحيث تحدد الإجراءات التي تتبع من الطلبة غير المنتظمين أو الراسبين، كما لوحظ عدم تضمين ملفات بعض المبتعثين بعض المستندات المهمة مثل (شهادة التخرج، نتائج الطالب، تقارير الانتظام في الدراسة، أوامر الدفع) بالملف، ما قد يؤدي إلى ضعف الرقابة على المبتعثين من حيث مدة البعثة والتكاليف والنتائج.

أهم الملاحظات:

- قامت شركة بابكو بشراء سنوات خدمة افتراضية لثلاثة من كبار موظفيها، تراوحت عدد السنوات التي تم شراؤها لهم بين 12 و14 سنة خدمة افتراضية بكلفة بلغت نحو 464 ألف دينار، وتم دفع هذه المبالغ للموظفين المستفيدين نقداً بدلاً من دفعها للهيئة العامة للتأمينات الاجتماعية، يلاحظ انه لا توجد لوائح أو أنظمة معتمدة بالشركة تبرر إعطاء هذه الامتيازات لبعض الموظفين.

- قامت الشركة بصرف مبالغ نقدية للمديرين العامين عبارة عن قيمة تذاكر سفر لهم ولعوائلهم على الدرجة الأولى إلى لندن لمرة واحدة سنوياً، بالإضافة إلى بدل معيشة يومي بمبلغ 211 ديناراً لمدة سبعة أيام وقد بلغت كلفة هذا الإجراء 75.567 دينارا و108.723 دينارا خلال العامين 2004 و2005 على التوالي وذلك ضمن برنامج تم اعتماده من المدير التنفيذي للشركة ولم يتم الاطلاع على ما يفيد موافقة مجلس إدارة الشركة على ذلك البرنامج.

- تقوم الشركة ابتداء من سنة 2004 بدفع تكاليف برنامج التطوير الإداري للمديرين في صورة مبالغ نقدية بما يعادل راتبا أساسيا أو 2.000 دينار سنوياً أيهما اكبر وتدفع في شهر يناير/ كانون الثاني سنوياً بدلا من إرسال المديرين المراد تدريبهم في دورات تدريبية كما كان متبعا قبل سنة 2004. بلغ إجمالي تلك المدفوعات خلال العامين 2004 و2005 مبلغ 62.700 دينار و60.906 دنانير على التوالي، وتم تصريح هذا الإجراء من قبل الإدارة التنفيذية.

- لوحظ قيام الشركة بسداد اشتراكات لنوادٍ صحية لبعض المديرين العامين بناء على طلبهم, ولا توجد لدى الشركة لوائح أو أنظمة تجيز ذلك، وخصوصاً أن نادي عوالي يقدم الخدمة نفسها الى موظفي الشركة.

- قامت الشركة بتعويض مستثمر بمبلغ 40.000 دينار عن قيمة جزء من قطعة ارض اشتراها من الشركة منذ 11 سنة وقامت الدولة باقتطاع جزء منها، يلاحظ انه لا يوجد مبرر لقيام الشركة بتعويض المستثمر بهذا المبلغ.

- لوحظ وجود نقاط ضعف في نظام الشركة الخاص بحساب ساعات العمل الإضافي ما تستدعي ضرورة مراجعته وتعديله.

- لوحظ تأخر الشركة في إعداد التسويات الشهرية للطلبات النقدية مع وزارة المالية، كما أن هذه التسويات لا تعد بشكل دقيق، إذ تبين وجود أرقام لا يعرف مصدرها وغير معرفة ضمن التسوية، كما لوحظ عدم اعتماد هذه التسويات بما يفيد صحتها ومطابقتها للسجلات.

- لوحظ عدم تطابق البيانات الشهرية الإجمالية مع التحليلات الشهرية التفصيلية الخاصة بمدفوعات قسم الرواتب والعوائد?