ذكر تقرير الرقابة المالية الخاص بدائرة خدمات عوالي التابعة لشركة نفط البحرين ان الدائرة انفقت أكثر من 1.512 مليون دينار لترميم وصيانة مبنى النادي الصحي لتحويله إلى مقر للمحافظة الجنوبية في حين كانت القيمة المتوقعة المبدئية لأعمال الترميم لا تتجاوز 377 ألف دينار وقال التقرير ان عملية اسناد مهمة الترميم تمت بطريقة الاسناد المباشر لشركة زخرياديس ما يعد مخالفة لاجراءات الشركة ولوائحها الداخلية التي تقضي بضرورة طرح مثل هذه الصفقة في مناقصة عامة.

وأضاف التقرير ان شركة نفط البحرين لم تتسلم أي ايجار مقابل استغلال المبنى بواسطة المحافظة الجنوبية كما لم تقم بتوقيع عقد تأجير مع المحافظة.

كما لاحظ التقرير تجاوز الموازنة المعتمدة لاجراء أعمال الصيانة والاصلاحات بوحدات مدينة عوالي بنسبة 77 في المئة وقال: «قيمة صيانة أربع وحدات سكنية بلغت 2.287 مليون دولار»، وفيما يأتي نص التقرير الخاص بتجاوزات الشركة في دائرة خدمات عوالي:

أهم الملاحظات:

- عدم وجود سياسات واجراءات موثقة لتنظيم أعمال الصيانة، إذ تم صرف مبلغ 1.459.277 دولاراً أميركياً خلال العام 2004 مقارنة بموازنة قدرها 780 ألف دولار.

- انفاق مبالغ كبيرة على ترميم وصيانة مبنى النادي الصحي لتحويله إلى مقر للمحافظة الجنوبية، وعدم طرح الأعمال في مناقصة عامة.

- انفاق مبالغ كبيرة لصيانة وتجديد منازل بعض كبار مسئولي الشركة أو منازل مخصصة لبعض الأفراد من خارج الشركة.

- تخزين كميات كبيرة من الأثاث والمعدات المنزلية المستعملة والتالفة، إذ لا توجد سياسة واضحة فيما يتعلق باستبعاد الأصناف الراكدة أو التالفة ما يؤدي إلى تكدسها في المخازن وتحمّل الشركة أعباء تخزينها من دون مبرر منطقي.

- شراء بعض الوحدات الجديدة من الأثاث والمعدات المنزلية بغرض التخزين من دون الحاجة لذلك، ما قد يؤدي لتعرض هذه الأصناف للتقادم أو التلف وخسارة فترة الضمان، بالإضافة إلى تحمل الشركة أعباء وتكاليف واخطار التخزين.

- عدم القيام بجرد دوري لمخزن الأثاث والمعدات المنزلية ما يؤدي إلى عدم إحكام الرقابة على المخزون.

- عدم وجود سجل لكل وحدة بمدينة عوالي بشكل منتظم يوضح الأثاث والمعدات المنزلية الموجود فيها، الأمر الذي يؤدي إلى ضعف الرقابة على ممتلكات الشركة.

أهداف الرقابة:

تمثلت أهداف الرقابة في التأكد من:

- وجود أنظمة رقابة داخلية فاعلة على المصروفات والخدمات الخاصة بدائرة خدمات عوالي، وكذلك مراجعة مدى الالتزام بهذه الأنظمة.

- وجود قواعد ومعايير تحكم عملية اسكان موظفي الشركة، ومدى الالتزام بها.

- وجود أنظمة مناسبة لإدارة المباني والعقارات المملوكة للشركة ومتابعة أعمال الصيانة عليها، ومدى الالتزام بها.

- وجود أنظمة رقابية سليمة على الاصناف المخزنية ومدى الالتزام بها.

الملاحظات التفصيلية:

1 - تجاوز الموازنة المعتمدة:

لا يتم اجراء أعمال الصيانة والاصلاحات على المباني والوحدات بمدينة عوالي بناء على سياسات واجراءات موثقة ومعتمدة من شأنها تنظيم أعمال الصيانة التي يتم تنفيذها على المباني والمنشآت بالشركة من حيث مواعيدها ونطاقها والصلاحيات المطلوبة لاعتمادها، إذ ان غياب السياسة أو الجدول الواضح لأعمال الصيانة التي تتم على المباني المملوكة للشركة قد يؤدي إلى العشوائية في تلك الأعمال نظراً إلى عدم وجود الضوابط التي تحكم توقيت ونوعية ومدى مثل هذه الأعمال، وعلى سبيل المثال لوحظ تجاوز القيمة الفعلية لمصروفات صيانة المنازل التي تم إنجازها مقارنةً بالموازنة المتوقعة لها.

2 - مبنى المحافظة الجنوبية:

لوحظ قيام الشركة بانفاق مبالغ كبيرة على ترميم وصيانة مبنى النادي الصحي بمدينة عوالي بغرض تحويله إلى مقر للمحافظة الجنوبية وتبيّن من خلال القيام بأعمال الرقابة على هذا الموضوع ما يأتي:

- بلغ ما تم حصره من التكاليف التي تم انفاقها على المبنى خلال العامين 2003 و2004 مبلغ 4.668.451 دولاراً أميركياً أي ما يعادل 1.742.056 ديناراً.

- تم اسناد مهمة الترميم والتحديث إلى مقاول رئيسي وهو شركة Ltd. G.P.Zachariades بطريقة الاسناد المباشر وذلك في يوليو/ تموز 2002، ما يعد مخالفة لاجراءات الشركة ولوائحها الداخلية التي تقتضي بضرورة طرح مثل هذه الصفقة في مناقصة عامة، هذا إلى جانب اسناد تنفيذ بعض الأعمال المكملة إلى مقاولين آخرين من خلال بعض العقود السارية معهم.

- بلغت القيمة المتوقعة المبدئية لأعمال الترميم بواسطة المقاول الرئيسي والتي تم اعتمادها بواسطة رئيس مجلس الإدارة 377 ألف دينار، والتي تمت زيادتها على دفعات متعددة لتصل إلى مبلغ 1.512.546 ديناراً، وقد تم اعتماد هذه الزيادات بواسطة رئيس مجلس إدارة الشركة.

- لا يوجد عقد تأجير ولا تستلم الشركة أي إيجار مقابل استغلال المبنى بواسطة المحافظة الجنوبية.

3 - صيانة وتحديث بعض منازل عوالي:

تبيّن قيام الشركة بانفاق مبالغ كبيرة لصيانة وتحديث منازل بعض كبار مسئوليها أو منازل مخصصة لبعض الأفراد من خارج الشركة. هذا بالاضافة إلى عدم توافر المستندات الدالة على قيام الشركة بتسلم الأعمال التي تمت، وعلى سبيل المثال: منزل رقم (47) إذ لم يتمكن المدققون من الاطلاع على شهادات انجاز الأعمال وتوقيعات مساحي الكميات عليها للتأكد من صحة هذه المعاملات سواء في دائرة العقود أو في دائرة الحسابات، وأفاد المسئولون في الدائرتين وجود هذه المستندات لدى المقاولين على رغم قيام الشركة بدفع المبالغ، ما يثير السؤال عن الكيفية التي تم بها تقييم ما انجز من اعمال وما تم سداده مقابل ذلك للمقاول الرئيسي (بروجكتس) أو المقاولين الآخرين، علماً بأن أعمال الصيانة.

4 - المخازن:

- تبيّن قيام الشركة بتخزين كميات كميات كبيرة من الأثاث والمعدات المنزلية المستعملة والتالفة في مخزنين بمدينة عوالي بمساحة تخزينية مقدارها 1.550 متراً مربعاً، إذ تتمثل محتويات المخزون في الأثاث والمعدات المنزلية القديمة والتالفة التي تم استبدالها بأخرى جديدة لمنازل موظفي الشركة المقيمين بعوالي، وتعتمد سياسة الشركة فيما يتعلق بالأثاث والمعدات المنزلية على تحميل تكاليف شراء الأثاث والمعدات المنزلية التي تقل قيمتها عن 5.000 دولار أميركي على المصروفات بينما يتم تسجيلها في سجل خاص من دون كلفة بغرض إحكام الرقابة عليها، وبلغ عدد وحدات المخزون في أغسطس/ آب 2005 طبقاً لسجلات الشركة نحو 1.525 وحدة، ولوحظ عدم وجود سياسة واضحة بالشركة فيما يتعلق باستبعاد الاصناف الراكدة أو التالفة. كما لوحظ أن هذا المخزون من الأثاث فيماعدا ما يتعلق بمشتريات العام 2005 لا يتم استخدامه مرة أخرى، الأمر الذي يؤدي إلى تكدسه بالمخازن وتقادمه وتلفه بالاضافة إلى تحمل الشركة اعباء تخزينه من دون مبرر منطقي.

- تبيّن قيام الشركة بشراء بعض الوحدات الجديدة من الاثاث والمعدات المنزلية كالثلاجات والأفران بغرض التخزين، ما يعتبر سوء استغلال للموارد المالية والمادية المتاحة, وتجميد الموازنة في صورة أثاث لمدة غير محددة، كما يؤدي إلى تحمل الشركة أعباء اضافية من تكاليف التخزين والمصروفات الادارية والتكاليف المترتبة على خسارة فترة الضمان من دون مبرر منطقي، إذ يسهل شراء مثل هذه الأصناف مباشرة من المورد فور الحاجة إليها. فضلاً عن زيادة احتمالات تعرض هذه الأصناف الجديدة للتقادم أو التلف، إذ لوحظ أثناء الجرد في 10 أكتوبر/ تشرين الأول 2005 وجود بعض هذه الوحدات الجديدة مخزنة في مخازن الشركة.

- تبيّن عدم قيام الشركة بإجراء جرد دوري لمخزون الأثاث والتأكد من تطابق الرصيد الفعلي بالرصيد الدفتري من واقع سجلات مخزون الأثاث، الأمر الذي يؤدي إلى عدم إحكام الرقابة على مخزن الأثاث كما يزيد من احتمالات الغش والتلاعب، وعليه فقد تم القيام باجراء جرد فعلي لعينة من الأثاث والبالغ نحو 1.525 وحدة من واقع السجلات في أغسطس 2005، وبلغ حجم العينة المختارة 13 وحدة، تبين عدم وجود 5 منها.

- لا تقوم الشركة بإمساك سجل لكل وحدة بمدينة عوالي بشكل منتظم وحصري يوضح كمية ونوعية الأثاث والمعدات المنزلية الموجودة بكل وحدة، الأمر الذي يؤدي إلى عدم قدرة الشركة على حصر ما لديها من أثاث ومعدات منزلية بغرض متابعة هذه الأصناف بالوحدات وإحكام الرقابة عليها، وبالتالي ارتفاع احتمالات ضياع مثل هذه الممتلكات على الشركة?