ذكر تقرير ديوان الرقابة المالية أنه لا يوجد لدى وزارة الخارجية دليل معتمد يحتوي على السياسات والإجراءات التي تنظم وتوحد سير العمل في جميع أقسام الوزارة والبعثات الدبلوماسية التابعة لها في الخارج. وعلى رغم ورود هذه الملاحظة في تقريري الرقابة للعام 2003 و2004، وقيام الوزارة بالرد عليها بأنها بصدد إصدار دليل مالي للأنظمة والإجراءات، فإنه لم يلاحظ قيامها بأية بادرة لإصدار أو العمل على مثل هذا الدليل عند متابعة تنفيذ التوصية في هذا العام.

الوزارة تقوم بتطبيق أنظمة ديوان الخدمة المدنية فيما يختص بالموارد البشرية ويتم الاسترشاد بالدليل المالي الموحد الصادر عن وزارة المالية فيما يختص بالمواد المالية.

النظام المحاسبي والمالي الآلي:

وزارة الخارجية غير مربوطة بنظام المعلومات المالية الآلي الموجود لدى وزارة المالية (FMIS) والذي ترتبط به معظم الوزارات والجهات الحكومية. كما أن الوزارة لا تمتلك نظام معلومات مالي ومحاسبي آلي خاص بها لإعداد حساباتها ولربطها بالبعثات الدبلوماسية في الخارج التي تقوم الوزارة بالإشراف عليها والتي تبلغ 24 بعثة في الوقت الحالي، فإن وجود نظام آلي يربط الوزارة بتلك البعثات أصبح ضرورة ملحة لإحكام الرقابة على العمليات اليومية لها ولتوفير الوقت والجهد المبذول في إعداد الحسابات الخاصة بتلك البعثات ولتفعيل الرقابة على مصروفاتها.

شقق مستأجرة في لندن

قامت وزارة المالية العام 1982 بشراء أربع شقق لاستخدام الموظفين الدبلوماسيين للبعثة الدبلوماسية لمملكة البحرين في لندن وأجرتها على وزارة الخارجية بمبلغ 46 ألف دينار سنوياً بالإضافة إلى قيام البعثة الدبلوماسية بسداد مصروفات استهلاك المياه ورسوم البلدية. يتم حالياً شغل شقة واحدة من الشقق الأربع وتقوم البعثة الدبلوماسية كذلك بدفع إيجار ثلاث شقق أخرى مستأجرة لدبلوماسييها بمبلغ 150 ألف دينار سنوياً بالإضافة إلى مصروفات استهلاك المياه ورسوم البلدية.

ووردت هذه الملاحظة في تقرير الرقابة للعام الماضي، فقد تمت متابعة مدى قيام الوزارة بالعمل بالتوصية، إذ أفاد المسئولون بالوزارة بأنهم قاموا بالتنسيق مع وزارة المالية ووزارة الأشغال والإسكان وتكوين لجنة تضم أعضاء من كل تلك الجهات مهمتها وضع الاقتراحات والحلول لمشكلة العقارات المملوكة للمملكة في الخارج، والتي لا يمكن لوزارة الخارجية الاستفادة منها لسبب أو لآخر. إن تلك اللجنة لم تبدأ أية خطوات جوهرية لوضع حلول جذرية لهذه المشكلة التي تتسبب في عدم توظيف المال العام بالشكل الصحيح.

سكن رئيس البعثة في واشنطن

تمتلك مملكة البحرين مبنى لسكن رئيس البعثة في واشنطن ولكن رئيس البعثة السابق ومنذ تعيينه في منتصف العام 2001، وحتى قرار نقله إلى ديوان الوزارة في مطلع أكتوبر/ تشرين الأول 2004، كان يسكن في منزل بإيجار سنوي قدره 35 ألف دينار تقريباً، ويرجع السبب في ذلك إلى عدم رغبة رئيس البعثة السابق في الانتقال إلى المقر الذي تملكه الوزارة وتفضيله الإقامة في سكن آخر مستأجر. إن كلفة الإيجار للثلاث سنوات ونصف بلغت نحو 127 ألف دينار في الوقت الذي كان بالإمكان تجنب تحمل تلك الكلف لو تم استخدام العقار المملوك للدولة.

وعلى رغم أن تلك الملاحظة قد وردت في تقرير الديوان على الوزارة للعام 2004، فقد لوحظ قيام رئيس البعثة الجديد الذي تم تعيينه في أغسطس/آب 2005، بالسكن في مقر مستأجر يبلغ إيجاره الشهري نحو 4.700 دينار.

شراء سيارات

للبعثات الدبلوماسية

مازالت الوزارة تقوم بشراء سيارات للبعثات الدبلوماسية التابعة لها في الخارج تفوق قيمتها العشرة آلاف دينار من دون عرض موضوع شرائها على مجلس المناقصات.

وعلى رغم ورود تلك الملاحظة في تقرير الرقابة على الوزارة للعام 2004، فقد قامت الوزارة بعمليات شراء مشابهة خلال العام 2005 لبعثتي الرباط وطوكيو من دون عرض أمر شراء تلك السيارات على مجلس المناقصات?