يغفل كثيرون من رواد الأعمال حقيقة مهمة تتعلق بمقار شركاتهم، وهي العلاقة الطردية بين أداء العاملين وديكور الشركات، فكلما كان تصميم مقر العمل ملائماً ومريحاً ارتفعت نسبة الأداء والتميز حسبما ذكره موقع «رائد عمل». وحينما يفكر صاحب العمل في كيفية تحسين الأوضاع في عمله يتجه تفكيره لزيادة الدعاية وربما إجراء بعض التغييرات في الهيكل الوظيفي، ولا يهتم كثيراً بعنصر الديكور، على رغم أن التصميم الجيد لمكان العمل يمكنه أن يساعد على إيجاد بيئة أفضل وزيادة حافز الموظفين للعمل، وتقليل نسبة التغيب وخلق انطباع أول جيد لدى العملاء.

ويؤكد ريتشارد راندل، المصمم الرئيسي بشركة «بيكونز» المتخصصة في مجال ديكورات الشركات والتي تعتبر أهم الشركات الرائدة في هذا المجال أن الشركات والكيانات التجارية الكبرى تقوم حاليا بشكل متزايد بتحليل التصميم الداخلي لمكاتبها لتحقيق الاستفادة القصوى منه.

وأضاف راندل، في حواره مع مجلة «إنتربرايزي» البريطانية، أن مؤسسات الأعمال عليها تحقيق الاستخدام الأمثل للمساحات لتحويل المكتب إلى بيت دافئ ممتلئ بالفعالية، وقدم عشر نصائح لتطبيق ذلك، وهي:

أولاً: خلق مساحات متعددة مناسبة لإجراء الحوارات غير الرسمية بين الموظفين، وتكون لهذه المساحات مخارج ومداخل متصلة بالمكاتب وقريبة منها حتى يستطيع الموظفون متابعة صندوق بريدهم كل بضع دقائق لمتابعة سير العمل أثناء الاختلاط مع الزملاء، وهو ما يساعد على كسر الجليد وخلق جو من التعاون بين العاملين.

ثانياً: تتجه كبرى الشركات حاليا لتقليل المساحات المغلقة داخل مكاتبها، فلم يعد من الضروري أن يكون مكتب المدير أو رئيس القسم منفصلا تماما عن مكاتب بقية الموظفين، ويسهل هذا الأمر التواصل بين المديرين وموظفيهم كما يساعدهم على الشعور بقدر أكبر من الاسترخاء أثناء الاجتماعات.

ثالثاً: إنشاء ما يطلق عليه «مساحة المستوى الثالث»، وتكون هذه المساحة في المكان الذي يقف فيه العديد من الموظفين والمديرين لأوقات طويلة خلال اليوم وهو مكان الطابعات وآلات التصوير بالشركة، ولهذا أصبحت الشركات الآن تقوم بتجهيز هذا المكان بآلات صنع القهوة والشاي وغيرها من المشروبات، وتحولت هذه المساحة إلى مكان للاجتماعات والمناقشات غير السرية والتي من الممكن تناولها أمام بقية الموظفين، ويتم كل هذا خلال الوقت الذي كان يعتبر من قبل وقتا ضائعا لا تستفيد منه الشركة ولا الموظف.

رابعاً: لم تعد تلك الألوان الباهتة مثل درجات «البيج» و «البني» و «الأخضر الفاتح» هي الوحيدة الموجودة بمكاتب الشركات، بل أصبحت الشركات تتجه حاليا لتحقيق رغبات موظفيها والتي تتضمن وجود أضواء ملونة وحوائط مرسومة متعددة الألوان ومكاتب بيضاء ناصعة وكراسي ذات ألوان «ملفتة» لتضفي حيوية على الشكل العام للمكتب وتحفز على العمل، كما أصبحت حمامات الشركات أقرب إلى تلك التي نراها في الفنادق الكبرى منها إلى الحمامات العامة.

خامساً: استبدال المكاتب العريضة الموجودة بالشركات والتي كان استخدامها متناسبا مع حجم شاشة الكمبيوتر، لكن حاليا ومع تحول الجميع لاستخدام الشاشات الرفيعة أو أجهزة اللابتوب لم يعد هناك ضرورة لوجود المكاتب الكبيرة ويجب استبدالها بمكاتب أصغر كثيرا ما يوفر في المساحة بشكل كبير.

سادساً: يتوجه العالم كله حاليا لمحاولة الحفاظ على البيئة بعد الضرر الذي لحقها على يد الإنسان، والشركات جزء من هذا العالم ولهذا فمن الطبيعي أن تتجه أيضا إلى الحفاظ على البيئة، ويمكن تحقيق ذلك من خلال استخدام قطع أثاث وأرضيات من خامات صديقة للبيئة أو مُعاد تصنيعها، كما تحاول الشركات المساهمة في المجتمع من خلال إرسال الأثاث القديم الخاص بها إلى الجمعيات الخيرية؛ ليتم الاستفادة منه مرة أخرى بدلاً من التخلص منه ليصبح عبئا جديدا على البيئة.

سابعاً: تُظهر الدراسات أن معظم الشركات حاليا تضم أربعة أجيال من العاملين، ولهذا يجب أن يكون تصميم مكان العمل مناسبا لرغبات واحتياجات الجميع، ومناسبا أيضا لقدرتهم على استيعاب الجديد، ويجب على صاحب العمل أن يتأكد أن مكان العمل مزود بالأدوات التي يسهل على كل الأجيال استخدامها وتناسب الجميع وتُرضي جميع الأذواق في الوقت ذاته وتحقق متطلبات كل الأجيال.

ثامناً: تُظهر الأبحاث أن 64 في المئة من العاملين بالمكاتب يتم مقاطعتهم أثناء أداء أعمالهم أكثر من 20 مرة يوميا، ولهذا فمن المهم دراسة التجهيزات الصوتية في المكتب، فلا تكون الحوائط وقطع الأثاث مصنوعة من خامات تعكس الصوت حيث إن الضوضاء تؤثر بالسلب على فعالية العاملين، كما يجب التأكد من كون حوائط غرف الاجتماعات عازلة للصوت وذلك للحفاظ على المعلومات المهمة التي تخص الشركة.

تاسعاً: يجب أن تكون منطقة الاستقبال بالمكتب باهرة، فهي أول نقطة لقاء مع الزوار والعملاء، ومن المهم أن تعطي انطباعا أول جيدا، والإبهار في منطقة الاستقبال يحقق ذلك، ويجب تدعيمه بعناصر أخرى مثل قطع الأثاث التي تعطي انطباعا بالترحيب، بالإضافة للحوائط الملونة ذات الرسومات المميزة.

عاشراً: وجود مساحات تخزين متسعة في المكتب تساعد على أن يكون المكان منظما، فلا توجد دفاتر كبيرة، كما يساعد ذلك في الحفاظ على الأوراق والمستندات المهمة بتخزينها في أماكن مخصصة لها فلا تختلط بباقي الأوراق.