تجاوبت الشركة مع توصيات الديوان حيث انتهت من تنفيذ الكثير من التوصيات والعمل جار لتنفيذ بعضها، وفيما يأتي ملخص بأهم التوصيات التي تم تنفيذها والتي لم يتم تنفيذها.

أولا: توصيات تم تنفيذها

- تقوم الشركة حاليّا بمتابعة جميع طلبات الشراء المحلية والخارجية بشكل يومي بالإضافة إلى تقييم أداء الموردين من خلال التقارير الشهرية الخاصة بمدد التسلم واتخاذ الإجراءات التصحيحية المناسبة.

- قامت الشركة بتعديل إجراءاتها الداخلية بحيث يتم توحيد فترة تلقِّي العطاءات لجميع الموردين وذلك حرصا منها على منح جميع الموردين فرصة متساوية.

- قامت الشركة بتعديل إجراءاتها الداخلية بحيث يلتزم طالب الشراء بوضع تبرير كتابي يتم اعتماده وفقا لمستوى الصلاحية المناسب وذلك في حالة الشراء المباشر.

- قامت الشركة بإلغاء جواز طلب العطاءات بطريقة شفهية إلا فيما يخص المشتريات التي لا تتجاوز مبلغ 100 دينار مع الالتزام باستخدام الفاكس أو البريد لإرسال وتسلم عروض أسعار الموردين.

- تم إسناد مهمة التدقيق الداخلي بالشركة إلى إحدى مؤسسات التدقيق.

- قامت الشركة بتعديل إجراءاتها الداخلية بحيث يقوم المدير العام بتوقيع العطاءات التي تزيد على مبلغ 30 ألف دينار.

- تم تحويل مشروع التوسعة إلى شركة ذات شخصية اعتبارية مستقلة بتسجيلها لدى وزارة الصناعة والتجارة تحت سجل تجاري رقم (67850)، ويتم حاليّا دراسة مسودة اتفاقية الإدارة تمهيدا لتوقيعها.

ثانيا: توصيات لم يتم تنفيذها

- لم تقم الشركة بإعداد الإجراءات اللازمة التي تتعلق بكيفية تحديد الأصناف التالفة والراكدة وبطيئة الحركة وكيفية التصرف فيها.

- لم تقم الشركة بتبني سياسة لتكوين المخصصات بهدف العرض المالي السليم لقيمة المخزون في القوائم المالية.

- لم تقم الشركة بتعديل نظام الحاسب الآلي بما يسمح بإصدار التقارير الخاصة بتحليل أعمار المخزون.

- لم تقم الشركة باتخاذ القرارات اللازمة بشأن التخلص من أصناف المخزون غير القابلة للاستخدام بما ينعكس على تخفيض تكاليف التخزين.

- لم تقم الشركة بمراجعة وتحديث الحدود القصوى لمستويات المخزون بالشركة بناء على الدراسات اللازمة.

- لم تقم الشركة بوضع ضوابط لمنع طلب وشراء كميات المخزون التي تزيد على الحدود القصوى المقررة. كذلك لم تقم بوضع الإجراءات اللازمة لاكتشاف أي تجاوز في تطبيق ذلك.

- مازالت الشركة لا تلتزم بدعوة جميع الموردين لحضور فتح العطاءات.

أنظمة الرقابة الداخلية المتعلقة بالموارد البشرية والتدريب بشركة ألمنيوم البحرين

تجاوبت الشركة مع توصيات الديوان حيث انتهت من تنفيذ معظم توصيات الديوان والعمل جار لتنفيذ بعضها، وفيما يأتي ملخص بأهم التوصيات التي تم تنفيذها وتلك التي لم تتخذ بشأنها أية إجراءات.

أولا: توصيات تم تنفيذها

- قامت الشركة بتعديل برنامج الحاسب الآلي بحيث لا يسمح بتجاوز الاستقطاعات لنسبة 25 في المئة من الأجر.

- قامت الشركة بوضع إجراءات تنظم منح قروض الإسكان للمديرين وتم اعتمادها من مجلس إدارة الشركة.

- قامت الشركة بتحديد فترة 8 شهور مدة قصوى يلتزم الموظف خلالها بصرف قرض الإسكان وتم إدراج هذا الشرط ضمن دليل الإجراءات والسياسات بالشركة الخاص بقروض الإسكان.

- قامت الشركة بتعديل الإجراءات الخاصة بطلبات قروض الإسكان بحيث يتم الحصول على إفادة من وزارة الإسكان بأن الموظف المتقدم للحصول على قرض إسكان من الشركة لم يستفد من قروض إسكانية بالوزارة.

- قامت الشركة بوضع معايير يتم بناء عليها تحديد الأولوية في الحصول على قروض إسكان وهي الدرجة الوظيفية، تاريخ تقديم الطلب، مدة الخدمة، الحالة الاجتماعية. وتم اعتماد عدد معين من النقاط لكل معيار ويتم ترتيب طلبات القروض بناء على إجمالي النقاط المحسوبة لكل طلب، وتم توثيق هذا النظام بدليل الإجراءات الخاص بقروض الإسكان.

- قامت الشركة بإبرام العقود مع الموظفين الذين استفادوا من برنامج الباسكان دفعة 2001 بما يضمن وفاء الموظف بدينه للشركة.

- قامت الشركة بوضع آلية لدراسة حالات المتقدمين لقروض الإسكان بالشركة بحيث لا يستفيد الموظف أكثر من مرة وذلك بحسب لوائح الشركة. وتتم الرقابة عليها من خلال استحداث تقرير خاص يقوم بحصر جميع الموظفين المستفيدين وغير المستفيدين من قروض الباسكان.

- تقوم الشركة بمتابعة أداء أبناء الموظفين الحاصلين على بعثات دراسية وكذلك مصروفاتهم الدراسية بحسب لوائح البرنامج الخاص بدائرة التدريب والتي تقوم بدورها بحفظ ملفات لجميع الطلبة المستفيدين من المنح الدراسية.

- قامت الشركة بتحديث الإجراءات والضوابط الداخلية التي تنظم المنح الدراسية لأبناء العاملين بالشركة وفقا لما يأتي:

- اعتمدت الشركة معدلات النجاح للمتقدمين للحصول على منح دراسية معيارا لتحديد الأولوية في الحصول على المنح الدراسية، وتم توثيق هذا المعيار ضمن دليل السياسات والإجراءات الخاص بالمنح الدراسية.

- تم توثيق الحدود القصوى لمصروفات المنح الدراسية وهي ألف دينار سنويا لمدة 4 سنوات.

- تم تحديد فترة السماح بين اعتماد المنحة من الشركة وبين استفادة الطالب منها بفصلين دراسيين.

- قامت الشركة بتحديد واعتماد 10 في المئة من الراتب الأساسي الحالي كعلاوة تصرف للموظفين عن الفترة التي يقضونها كفترة تدريب قبل حصولهم على الترقية.

- قامت الشركة بتوثيق واعتماد الإجراءات التي تحدد الحدود القصوى لإيجارات سكن المديرين بحيث لا تتجاوز مبلغ 750 دينارا شهريّا.

- قامت الشركة بمعالجة الحالات التي يتجاوز فيها الراتب الحد الأقصى المسموح به في جدول الرواتب المعتمد واعتبار الفرق علاوة إضافية.

- توقفت الشركة عن قيامها بالتأمين على البيوت المملوكة لموظفين تركوا العمل بالشركة وتمت تسوية مستحقاتهم بالكامل. وتمت مخاطبة شركة التأمين لتزويد الشركة بأسماء الموظفين المؤمن على بيوتهم، ومن ثم مراجعة الأسماء والتأكد من استمرار الموظف بالخدمة، وعليه يتم استثناء الموظفين المنتهية خدماتهم ومخاطبة شركة التأمين مرة أخرى لإلغاء التأمين.

- قيام الشركة باستحداث إجراء يلزم مديري الإدارات بالتوقيع بانتظام على التقرير اليومي لساعالت العمل Daily Work Deviation Report، وذلك بهدف التأكد من أن ساعات العمل الإضافية تمثل ساعات عمل فعلية.

- قامت الشركة بتوثيق واعتماد الإجراءات والأسس التي يتم بناء عليها تحديد مكافأة نهاية الخدمة للموظفين.

- تقوم الشركة حاليّا بمتابعة وتجديد العقود المؤقتة التي انتهت صلاحياتها بصفة دورية.

- قامت الشركة بمعالجة التكرار الظاهر في ساعات العمل الإضافية في تقرير العمل اليومي للموظفين Daily Work Deviation Report، كما قامت بتعديل البرنامج الخاص بألباسكان لقروض الإسكان بالنظام Evaluation of Albaskan Housing Application بحيث لا يسمح بوجود حالات تكرار للرقم نفسه المسلسل الخاص بطلبات القروض لأكثر من موظف.

ثانيا: توصيات قيد التنفيذ

- الشركة في طور استكمال الإجراءات اللازمة لتسجيل الرهن العقاري على الأرض المملوكة للموظف قبل منحه قرضا للبناء تطبيقا لشروط العقود وللحفاظ على عدالة المعاملة بين الموظفين كافة وللحفاظ على أموال الشركة.

وفي هذا السياق تم تعيين ممثلين عن الشركة للرهن العقاري أمام كاتب العدل.

- قامت الشركة بحصر جميع الترقيات التي حصلت خلال السنوات السابقة وتم تكليف موظف للتحقق من وجود جميع المستندات في الملف واعتماد الترقية من مستوى الصلاحية المناسب وتم إعداد تقرير عن القصور الموجود في كل ترقية ومعالجتها، ولايزال العمل جاريا على تعديل واستكمال المستندات الناقصة.

- قامت الشركة بمعالجة العلاوات الممنوحة بالخطأ والتي أوضحتها ملاحظة ديوان الرقابة المالية ولكن لم يتم وضع أي إجراءات للكشف عن الأخطاء Detective Controls في حالة حدوثها.

ثالثا: توصيات لم يتم تنفيذها

- لم تلتزم الشركة بالحصول على ترخيص من وزارة العمل عن ساعات العمل الإضافية التي تزيد على المدة التي حددها قانون العمل في القطاع الأهلي.

- لم تقم الشركة بمعالجة الاختلافات في الراتب بين برنامج ألباسكان لقروض الصيانة والترميم Albaskan Loan Scheme وبين كشف الرواتب بحسب نظام SAP.

- لم تقم الشركة بتعديل النظام المطبق على الوقت الإضافي بما لا يسمح بتكرار إدخال ساعات العمل الإضافي، وكذلك لم تقم بتكليف شخص مستقل مراجعة عملية الإدخال اليدوي لكشف الأخطاء المترتبة على الإدخال اليدوي وتصحيحها في الوقت المناسب، كما أن الشركة مازالت تعتمد على سجلات الوقت المعدة يدويّا في الإدخال على الحاسب الآلي.

- لم تقم الشركة بوضع إجراء للتأكد من استمرار الموظف في العمل بالشركة عند التجديد الدوري لوثائق التأمين على بيوت الموظفين الحاصلين على قروض إسكان.

- لا يوجد وصف وظيفي لبعض الوظائف الإدارية داخل الهيكل التنظيمي بالشركة مثل مدير عام تطوير المشاريع وإدارة المخاطر، ومدير التوجه الآلي للعمليات، ومدير إدارة التدقيق الداخلي