أكد تقرير ديوان الرقابة المالية للعام 2007 ضعف الرقابة في شركة طيران الخليج ومخالفة الشركة لقانون المناقصات وافتقارها إلى نظام مؤسسي بالرغم من إنفاقها 7.74 ملايين دينار كأتعاب استشارات، فضلا عن عدم توقيع عقد مع شركة SRT التي تقوم بأعمال صيانة الطائرات ووجود خلافات بين الطرفين بشأن 238 فاتورة بقيمة 23.5 مليون دولار.

كما أشار التقرير إلى أن التعاملات اليومية بين شركة طيران الخليج وشركة باس ليست مبنية على عقود واتفاقيات سارية، إذ تعتمد تعاملاتها على عقود منتهية.

وتبين من أعمال الرقابة التي قام بها الديوان على أنظمة الرقابة الداخلية والالتزام بالقوانين المتعلقة بالمشتريات والعقود بشركة طيران الخليج أنه بالرغم من تحمل الشركة مبلغ 7.74 ملايين دينار خلال سنة 2007 كأتعاب استشارات، إلا أنها تفتقر إلى العمل المؤسسي المنظم في الكثير من إجراءات عملها بشأن المشتريات حيث تعمل بدون أدلة وإجراءات مكتوبة، ومعتمدة من مجلس الإدارة لتنظيم عملها وتعتمد في كثير من الإجراءات على خبرة موظفيها وعلى جهودهم الشخصية أو على أدلة غير معتمدة من قبل مجلس الإدارة.

كما خلصت نتائج أعمال الرقابة إلى مخالفة الشركة للمرسوم بقانون رقم (36) لسنة 2002 بشأن تنظيم المناقصات والمشتريات الحكومية وذلك بشرائها سلعا وخدمات دون الرجوع لمجلس المناقصات.

ولوحظ وجود ضعف في التنسيق بين إدارة المشتريات والإدارات والأقسام المختلفة، وضعف في إدارة عقود المشتريات، ووجود ضعف في أنظمة الرقابة الداخلية بشأن أعمال صيانة وتصليح طائرات شركة طيران الخليج التي تقوم بها شركات خارجية.

كما أن علاقة شركة طيران الخليج بشركة خدمات مطار البحرين (باس) لا تستند إلى عقود موقعة وسارية، بل يجري التعامل بينهما إما بناء على عقود منتهية الصلاحية أو على عقود غير موقعة ومراسلات وجداول وتسعيرات غير معتمدة وغير مؤرخة.

وفيما يلي أهم الملاحظات التي وردت في التقرير:

* ضعف أنظمة الرقابة الداخلية المتعلقة بإجراءات عملية الشراء بالشركة، مثل إعداد بعض طلبات الشراء يدويا، وعدم وجود نظام يحدد صلاحيات الموظفين لاستلام السلع والخدمات، واستلام سلع وخدمات من قبل الموظف نفسه الذي اعتمد أمر الشراء، ودفع فواتير دون التوقيع باستلام السلع والخدمات المشمولة فيها، واستلام السلع غير المخزنة من قبل القسم الذي طلبها مباشرة.

* منح أحد موظفي موردي شركة طيران الخليج صلاحية الدخول على النظام الآلي الخاص بها وإصدار طلبات شراء ومن ثم استلامها.

* شراء مواد وخدمات بدون عقود، أو أوامر شراء، أو إشعارات استلام.

* ضعف الرقابة على معاملات شركة طيران الخليج مع شركة SRT التي تقوم بأعمال صيانة طائرات الشركة، مثل تقديم خدمات الصيانة خلال الفترة من 8 مايو/ أيار 2006 إلى 29 أبريل/ نيسان 2007 بدون عقد، وتوقيع العقد ج في 30 أبريل 2007 بزيادة في أسعار الخدمات واستبعاد بعض الخدمات، دون القيام بإعادة طرح هذه الأعمال في مناقصة من جديد للحصول على أفضل الأسعار، ووجود خلافات بين الطرفين حول 238 فاتورة صدرت خلال الفترة من 13 فبراير/ شباط 2007 إلى 7 أبريل 2008 بمبلغ 23.5 مليون دولار أميركي.

* تستأجر شركة طيران الخليج من شركة Lufthansa قطع الغيار المدورة منذ 1 مارس/ آذار 2005 ولمدة خمس سنوات. ووفقا للعقد الموقع بين الطرفين بخصوص هذا الموضوع، فإن شركة طيران الخليج تتحمل كلفة شراء قطع الغيار المدورة الجديدة البديلة للقطع التالفة عندما تصل الكلفة السنوية لها 900 ألف دولار دون سقف لما يمكن أن تتحمله شركة طيران الخليج من تكاليف، وترك قرار اعتبار القطع التالفة من عدمه للشركة المالكة وهي شركة Lufthansa.

* لا توجد لدى شركة طيران الخليج أية مستندات تدل على وجود مناقصات لبعض عقود صيانة الطائرات، كما لا توجد لديها تقارير التقييم الفني لأداء الشركات التي تكلفها بأعمال الصيانة، ولا توجد لديها أية خطط مستقبلية أو دراسات جدوى حول مدى اقتصادية الاستمرار في الاعتماد على الشركات الخارجية للقيام بأعمال الصيانة الدورية، ولا توجد تقارير استلام الخدمة مع الفواتير المدفوعة لشركات الصيانة، وخصوصا فيما يتعلق بالتأكد من صحة عدد ساعات فنيي شركة الصيانة المحملة على شركة طيران الخليج.

* عدم وجود دليل بسياسات وإجراءات عملية شراء واستئجار الطائرات، وقيام موظف واحد بجميع إجراءات شراء واستئجار الطائرات دون تشكيل لجنة تضم جميع الإدارات والأقسام المعنية بالشركة تتولى مسئولية الإشراف على إجراءات شراء واستئجار الطائرات، ولا توجد لدى الشركة دراسة جدوى مالية واقتصادية للطرق المتاحة للشركة لاستئجار الطائرات لضمان اتخاذ القرارات المناسبة واختيار الطريقة الأنسب للشركة.

* ضعف أنظمة الرقابة الداخلية المتعلقة بعملية اختيار سكن أطقم الضيافة، مثل عدم وجود نظام مكتوب بآلية ومعايير اختيار مباني سكن أطقم الضيافة حيث تعتمد الشركة على خبرة موظفيها وعلى اجتهاداتهم الشخصية، وعدم اعتماد أسقف إيجارات سكن كبار موظفي الشركة غير البحرينيين العاملين بالبحرين وكبار موظفي المحطات الخارجية.

* ضعف أنظمة الرقابة المتعلقة بموازنة الشركة، مثل تأخر مجلس الإدارة في اعتماد موازنة سنة 2007 والتي اعتمدها بتاريخ 22 أغسطس/ آب 2007، وعدم اعتماد موازنة سنة 2008 حتى إعداد هذا التقرير في يوليو/ تموز 2008.

* تقوم الشركة أحيانا بمناقشة الموردين حول أسعارهم بعد فتح عطاءاتهم وقبل إرساء المناقصة.

* وافق مجلس المناقصات على زيادة حد مبلغ المشتريات الخاضعة للمناقصات لشركة طيران الخليج من 10 آلاف إلى 100 ألف دينار على أن ترجع له للمناقصات التي تزيد على هذا المبلغ، وهذه الموافقة مشروطة بقيام الشركة باتباع إجراءات مجلس المناقصات للمشتريات نفسها التي تقل عن 100 ألف دينار مع إشعار المجلس بتقرير شهري مفصل. لوحظ قيام الشركة بشراء مواد وخدمات تزيد قيمتها على 100 ألف دينار دون أخذ موافقة المجلس عليها، وشراء سلع وخدمات تقل قيمتها عن 100 ألف دينار دون إشعاره بها.

* عدم قيام شركة طيران الخليج بإجراء المناقصات عند استئجار مباني سكن أطقم الضيافة لغير البحرينيين حيث يتم اختيارها عن طريق قيام قسم إسكان الموظفين بالبحث عن مبانٍ مناسبة في سوق العقارات أو الحصول على عروض من ملاك المباني مباشرة من دون الدخول في إجراءات المناقصات العامة بما يخالف دليل المناقصات الخاص بها.

* توفر شركة خدمات مطار البحرين (باس) لشركة طيران الخليج خدمات متعددة وهي الخدمات الأرضية، والخدمات الهندسية، وخدمة الطعام، وخدمات قاعة التشريفات وذلك منذ سنوات، وبالرغم من كثرة التعاملات بين الشركتين، لوحظ أن تعاملاتهما اليومية ليست مبنية على عقود واتفاقيات سارية وصحيحة، حيث تعتمد شركة طيران الخليج على عقود منتهية فترة صلاحيتها وعلى مراسلات وجداول وتسعيرات غير معتمدة وغير مؤرخة ولم تصدر على الوجه القانوني الصحيح.

* تقوم الشركة أحيانا بتحديد بعض العقود مع المورد نفسه دون إجراء مناقصات.

* تقوم الشركة أحيانا بشراء سلع وخدمات بموجب عقود يتم توقيعها مع المورد بعد فترة من سريانها.

* توجد عقود انتهت فترة صلاحيتها ولكن لاتزال الشركة تعمل بها.

* تتعامل الشركة مع بعض الموردين بعقود غير موقعة.

* قيام بعض موظفي الشركة بالتوقيع على عقود بمبالغ تفوق حدود صلاحيتهم المحددة في دليل الصلاحيات بالشركة لسنة 2003.

* عدم وجود نظام محكم للمشتريات ومتابعة عقودها، حيث تمت بعض إجراءات الشراء بواسطة الإدارات المعنية دون الرجوع والتنسيق مع إدارة المشتريات، وعدم وجود نسخ أصلية من العقود المبرمة مع الموردين في مكان واحد محكم، وعدم اكتمال قاعدة بيانات الشركة المتعلقة بالعقود