أكد تقرير ديوان الرقابة فيما يتعلق بشراء وتخزين وصرف الأدوية والعقاقير عدم وجود رقابة كافية على كميات الصرف والمخزون من المواد في المستشفيات والمراكز الصحية، كما لا توجد آلية لإعدام المواد التالفة.

كذلك ينخفض مخزون الأمان في أحيان عدة لبعض المواد إلى ما هو اقل من الحد الأدنى المسموح به.

مخزون الأمان

بينت أعمال الرقابة وجود نقص في الكميات الموجودة في المخازن لبعض المواد عن مخزون الأمان، ما أدى إلى عدم توفرها طوال فترة إعاد طلبها واستلامها من المورد. ويخالف ذلك تعليمات الدليل المالي الموحد ودليل أنظمة وإجراءات إدارة المواد، كما انه يؤثر على عمليات المستشفيات والمراكز الصحية.

دراسة زيادة استهلاك المواد

من خلال أعمال الرقابة تبين وجود زيادة ملحوظة في استهلاك بعض الأدوية والعقاقير خلال العام 2005 مقارنة بالعام السابق 2004 مع عدم وجود أي دراسة أو تبرير لهذه الزيادة من قبل إدارة المواد في وزارة الصحة. إن عدم القيام بهذه الدراسة يضعف عملية الرقابة على استهلاك المواد، ويعطي الفرصة للصرف المفرط أو غير النظامي من قبل المستخدمين.

ومن خلال الاطلاع على قائمة المواد التي تستخدمها صيدلية مجمع السلمانية الطبي والتي تتكون من 967 مادة، يلاحظ ان ما نسبته 72 في المئة من مجموع تكاليف تلك المواد تتمثل في 105 مواد فقط أي انه لو تم إحكام الرقابة فقط على هذا العدد من المواد فسيؤدي ذلك للحد من الزيادة المطردة في الاستهلاك، وتقاس على ذلك المواد الأخرى التي يتم استهلاكها من قبل المستخدمين الآخرين.

فصل المهام والمسئوليات

من خلال أعمال الرقابة، لوحظ ان الموظف المسئول عن استلام المواد وإعداد المستندات الخاصة بذلك كإشعار الاستلام هو نفسه المسئول عن تحديث وتسجيل البيانات في النظام الآلي من حيث الكميات والمواصفات.

لوحظ أيضا انه بعد إتمام عمليات جرد المواد، يتم، وفقاً لنتائج الجرد، تعديل بيانات الكميات في النظام الالي من قبل رئيس لجنة الجرد ما يعد مخالفة لمبدأ فصل المهام حيث إن ذلك يقلل من مصداقية عملية الجرد ويضعف أنظمة الرقابة على المخزون.

إعدام المواد التالفة

كما كانت تتم سابقا عملية استبعاد وإعدام المواد عن طريق قسم الجرد ومراقبة المخزون، حيث كانت تتم عملية جرد المواد المنتهية الصلاحية والتالفة وعزلها عن باقي مواد المخزون ومن ثم حرقها أو تكسيرها في محرقة تابعة لمجمع السلمانية الطبي. وقد أغلقت تلك المحرقة لأسباب بيئية ورقابية في العام 2001، ومن بعدها أصبحت عملية الإتلاف تتم عن طريق شركة البحرين للنفايات. وفي نهاية العام 2004 توقفت هذه العملية بناء على توصية من المدقق الداخلي للوزارة حيث أفاد بعدم وجود آلية صحيحة للإتلاف حيث إن تحديد المواد التي يجب إتلافها يجب أن يكون من قبل لجنة مختصة بذلك وليس بقرارات فردية.

وبما أن اللجنة المذكورة لم تتكون بعد، فانه لم تتم أي عمليات إعدام منذ ستة أشهر تقريباً، وبقيت المواد المنتهية الصلاحية والتالفة مكدسة في المخزن في أماكن خاصة. بالإضافة إلى ذلك، فانه لم يتم شطب تلك المواد من النظام الآلي وبالتالي فان سجلات المخزون لا تعكس الصورة الصحيحة لكميات المواد الموجودة في المخازن ما يؤثر على عملية إعادة طلبها. بالإضافة إلى ذلك، فان بقاء هذه المواد في المخازن يفسح المجال للتلاعب بها أو للخطأ في استخدامها، ويؤثر سلباً على عملية ترتيب المخازن، إضافة إلى زيادة العباء المالية الإضافية للتخزين من دون أي فائدة تذكر.

حراسة المخازن

بينت أعمال الرقابة عدم وجود نظام امن وحراسة محكم على مخازن الوزارة، حيث لوحظ:

انه لا يوجد أي موظف امن عند مدخل مواقف تحميل واستلام المواد للتأكد من عدم دخول أو خروج أي مركبات دون صفة رسمية، وخصوصاً أن تلك المواقف تضم أيضا مواقف سيارات موظفي إدارة المواد والزوار لها.

عدم وجود موظف استقبال عند أبواب المخازن الرئيسية، ما قد يؤدي إلى دخول وخروج أشخاص غير مصرح لهم وخصوصاً أن باب المخزن يترك مفتوحاً أحياناً. وتردد المراجعين والمرضى الخارجيين المحولين من المستشفيات ودخولهم إلى المخازن دون تصاريح دخول، وذلك لطلب العكازات والكراسي المتحركة وغيرها من الأدوات والمعدات، ما يسبب إرباكا في سير العمل وإشغال وقت موظفي المخازن وتعريض المواد للسرقة.

وعدم وجود حراس أو كاميرات موزعة في جميع أجزاء المخازن للعمل على مراقبة المخازن من الداخل والخارج أثناء وبعد أوقات الدوام الرسمية.

توفر التقارير اللازمة لتقييم ودراسة حركة المخزون

من خلال أعمال الرقابة تبين عدم وجود رقابة كافية على كميات الصرف والمخزون من المواد الموجودة في المستشفيات والمراكز الصحية، فقد لوحظ عدم وجود أي سجلات أو معلومات عن كميات المخزون المتوافرة فيها. بالإضافة إلى ذلك، فانه لا يتم عمل تحاليل دورية حول كميات المواد التي يتم صرفها من قبل كل مستخدم ودراسة أسباب الزيادة فيها. إن ذلك يؤدي إلى ضعف الرقابة على كميات المواد التي تصرف للمستخدمين والى استنزاف مخزون الوزارة بصورة أسرع مما هو متوقع.

ووفقاً لإفادة مشرف مخازن المعدات والأدوات الجراحية فان قسم الجرد بإدارة المواد لا يقوم بإرسال تقارير إلى المشرف تبين تواريخ انتهاء صلاحية كل مادة من المواد المتوافرة في مخازن الأدوات والمعدات الجراحية ما يؤدي إلى صعوبة تحديد تلك المواد من قبله. ويقوم المشرف في الوقت الحالي بالاعتماد على مجهوده الشخصي في البحث عن المواد التي انتهت مدة صلاحيتها، ما قد يترتب على ذلك خطر استخدام مواد منتهية الصلاحية قبل أن يتم تحديدها من قبل المشرف.

جرد المخزون دورياً لإحكام الرقابة عليه

من خلال أعمال الرقابة تبين ان عملية تعديل الفروق الناتجة عن عملية الجرد في سجلات المخزون تتم من قبل مشرف المخزن قبل تزويد المحاسب المسئول بمبررات تلك الفروق، ويرجع السبب في ذلك الى ان الفترة بين إصدار تقرير الفروق وإرسال الرد من قبل مشرف المخزن تكون طويلة حيث تصل في بعض الأحيان إلى شهر أو أكثر، يترتب على ذلك عدم إدراج تلك الفروق في النظام الآلي للمخزون طوال تلك الفترة ما يؤثر على حدود إعادة طلب المواد.

الرقابة على حركة وتخزين المواد في المراكز الصحية

يقوم سائقو المراكز باستلام المواد التي تطلبها المراكز من مخازن الوزارة والتوقيع على مستندات الاستلام. من خلال أعمال الرقابة لوحظ انه عند تسليم تلك المواد إلى الموظفين المسئولين في المراكز الصحية، لا يتم فحص ومعاينة كمياتها ومواصفاتها فور استلامها بل يتم وضعها في مخازن تلك المراكز ليتم ذلك في وقت لاحق، ويكتفي الموظف المسئول في المركز بالتأكد من توقيع استمارة صرف المواد الصادرة من مخازن الوزارة من قبل مشرف المخزن. إن هذا الإجراء يضعف الرقابة على عمليتي صرف المواد من مخازن الوزارة واستلامها من قبل المراكز الصحية، حيث انه في حالة نقص تلك الكميات سيكون من الصعب تحديد المسئول عن ذلك نظراً إلى عدم وجودها ما يثبت استلام المراكز للمواد الصحيحة كاملة?